Một quy trình mua hàng đủ chặt giúp xưởng biết ai được đặt, hàng nào được chấp nhận và khi nào khoản chi đủ căn cứ. Vấn đề hay gặp là hóa đơn đến trước khi kho xác nhận đủ, hoặc người cần mua gọi trực tiếp khiến kế toán không biết doanh nghiệp đã cam kết chi. Ví dụ dưới đây theo một đơn mua 500 linh kiện, trong đó có phần giao thiếu và phần cần đổi.

Phiếu đếm lúc nhận hàng là căn cứ đối chiếu với đơn đặt mua và hóa đơn.

Viết đề nghị mua để người duyệt kiểm được nhu cầu

Chốt mã, số lượng và ngày cần

Người đề nghị điền mã, mô tả, số lượng, công việc sử dụng, ngày cần và lý do. Nếu cùng một vật tư có nhiều quy cách, đính bản vẽ hoặc mã phiên bản. Rà số tồn dùng được, đơn đã đặt chưa về và nhu cầu có căn cứ. Ví dụ cần 650 linh kiện cho đơn đã chốt, tồn dùng được 150, lượng mua là 500 với giả định chưa có lô đang về. Ghi cả số lượng tồn đang cách ly để người duyệt không nhầm với hàng khả dụng.

Phân biệt người cần hàng và người có quyền cam kết với bên bán. Bảng quyền có thể chia theo giá trị và tính chất. Đơn lặp lại trong hạn mức dùng quy trình ngắn. Mã mới, mua gấp hoặc thay điều khoản yêu cầu thêm người xác nhận phù hợp. Không đặt cùng mức duyệt cho các khoản khác hẳn nhau, nhưng mọi đường đi phải có dấu vết.

Các bước có thể gọn nhưng cần giữ bằng chứng và quyền duyệt.

So báo giá trên cùng phạm vi

Tính khoản giao tận nơi và điều kiện đổi trả

Đưa giá, phí vận chuyển, thuế theo cách tính của doanh nghiệp, thời gian giao, tối thiểu đặt, bảo hành và hạn trả lên cùng bảng. Nếu bên A giao sau ba ngày và bên B sau mười ngày, xem lịch sản xuất có chịu được khác biệt. Với mã mới, xin mẫu và yêu cầu chất lượng có thể kiểm. Nếu bên bán đề nghị vật liệu thay thế, kỹ thuật cần xác nhận trước khi đặt.

Ví dụ A báo 80.000 đồng mỗi linh kiện và giao một đợt, B báo 76.000 đồng nhưng phải mua ít nhất 700. Đơn 500 chiếc từ A có giá 40 triệu trước các phí trong ví dụ. B cần chi 53,2 triệu và giữ thêm 200 chiếc. Nếu chưa có kế hoạch dùng, giá mỗi chiếc thấp chưa giải quyết được lượng tiền bị giữ. Bảng so cần có cả chi ban đầu và công suất hoặc số lượng doanh nghiệp thật sự cần.

So tổng cam kết và nhu cầu sử dụng cùng với đơn giá.

Đọc thêm Kiểm tra nguồn cung dự phòng.

Phát hành đơn mua có thể đối chiếu

Đơn mua cần có mã, số lượng, đơn giá, điều kiện giao, địa điểm, lịch, cách nghiệm thu và điều khoản trả. Nếu giao nhiều đợt, ghi từng mốc và cách tính hạn. Gửi bản đã duyệt cho người nhận để kho biết được phép nhận gì. Nếu cần thay số lượng sau khi đặt, phát hành thay đổi có người phê duyệt. Giữ phiên bản cũ để sau này biết vì sao tổng chênh.

Với giao dịch gấp, xác định người có quyền duyệt và mức chi trước. Sau khi xử lý, hoàn tất chứng từ trong thời hạn đã quy định. Nếu cùng một mã liên tục mua gấp, kiểm điểm đặt lại, dự báo và thời gian giao. Mua gấp có thể cần thiết trong một sự cố, còn việc lặp lại là dấu hiệu cần chỉnh quy trình.

Đơn mua tốt giúp kho và kế toán đọc cùng một cam kết.

Nhận hàng và ghi riêng phần chưa đạt

Đơn mua 500 chiếc, thực nhận 480, trong đó 15 chiếc chưa đạt theo tiêu chí kiểm. Số có thể chấp nhận là 465. Kho ghi 480 thực nhận, kỹ thuật ghi 15 cách ly hoặc chờ đổi. Còn 20 chưa giao. Không sửa phiếu thành 500 cho khớp hóa đơn. Chụp hoặc lưu bằng chứng theo quy trình và xác nhận lịch đổi. Với vật tư quan trọng, thông báo sản xuất ngay để tránh phát lệnh dựa trên tồn chưa dùng được.

Khi người giao đề nghị ký đủ để họ bổ sung sau, ghi đúng hiện trạng và điều kiện xác nhận của doanh nghiệp. Nếu đã đặt lịch cho lô thiếu, cập nhật ngày dự kiến và kiểm tác động đến đơn của khách. Đơn đã nhận một phần cần còn trạng thái mở cho số còn lại. Việc đóng đơn mua quá sớm dễ làm mất dấu lô phải giao hoặc khoản cần điều chỉnh.

Số thực nhận và số được chấp nhận cần hai cột riêng.

Đọc thêm Thiết lập phê duyệt chi trước khi cam kết.

Đối chiếu đơn mua, phiếu nhận và hóa đơn

Đưa chênh lệch tới đúng người

So ba chứng từ theo mã, số lượng, đơn giá, điều khoản và trạng thái chất lượng. Nếu hóa đơn ghi 500 nhưng chỉ có 465 được chấp nhận, đưa vào danh sách sai lệch. Chốt bằng hợp đồng và trao đổi với bên bán trước khi quyết định trả phần được chấp nhận hay chờ chứng từ điều chỉnh. Ví dụ nếu hai bên thống nhất tính 465 chiếc theo 80.000 đồng, phần giá trị là 37,2 triệu trước các khoản khác. Chỉ đưa con số vào lệnh chi sau khi đủ căn cứ và đã xử lý điều khoản liên quan.

Giá sai chuyển cho người mua xác nhận. Lượng sai chuyển cho kho. Chất lượng sai chuyển cho kỹ thuật. Thiếu chứng từ kế toán cần người cung cấp và hạn hoàn tất. Một cột “đang chờ” thiếu tên dễ kéo dài qua kỳ khóa sổ. Ghi rõ nếu khoản đến hạn nhưng đang tranh chấp để tài chính dự phòng tiền và người mua có thể báo bên bán.

Chuyển đúng người giúp khoản đủ căn cứ đi qua nhanh hơn.

Duyệt thanh toán và kiểm sau mua

Tách người tạo lệnh và người duyệt trong khả năng của đội. Nếu xưởng nhỏ phải kiêm nhiệm, thiết lập kiểm tra bổ sung, ví dụ người quản lý đối chiếu mẫu và xác nhận thay đổi tài khoản nhận tiền qua kênh liên hệ đã có. Sau khi trả, gắn lệnh với hóa đơn và cập nhật số còn phải trả. Với nhiều đợt, chốt phân bổ theo hóa đơn và giữ lịch cho phần còn lại.

Cuối tháng, đo số đơn giao đủ đúng hạn, số hóa đơn sai ngay lần đầu và số đơn mua gấp. So theo nguyên nhân, người phụ trách và nhóm vật tư. Nếu vấn đề chủ yếu là thiếu đơn mua trước khi hàng về, sửa bước phê duyệt thay vì yêu cầu kế toán làm thêm bản tổng hợp. Nếu lỗi tập trung ở một nhà cung cấp, dùng kết quả để làm việc với họ hoặc chuẩn bị nguồn khác.

Người kiểm có thể đi từ lệnh chi ngược về nhu cầu ban đầu.

Giữ quy trình đủ nhanh để đội sử dụng

Lấy năm giao dịch gần đây và xem bước nào tốn nhiều thời gian nhất. Nếu người duyệt nhận quá nhiều đơn nhỏ giống nhau, thử một hạn mức theo kỳ có điều kiện rõ. Nếu kho mất thời gian vì mô tả thiếu, bổ sung mã và ảnh mẫu ở đề nghị. Ghi ngoại lệ đủ chi tiết nhưng tránh yêu cầu lặp cùng thông tin ở ba biểu mẫu. Sau hai tuần, xem tỷ lệ đơn có phê duyệt trước và số khoản chờ đối chiếu. Thay đổi chỉ đáng giữ nếu người thực hiện làm nhanh hơn mà hồ sơ vẫn có thể kiểm lại.

Xử lý giao nhiều đợt và hóa đơn đến khác ngày

Nếu một đơn 500 chiếc được giao 300 trước, 200 sau, mở hai phiếu nhận cùng gắn mã đơn mua. Ghi số lượng đạt và ngày của mỗi đợt. Khi hóa đơn đến, đối chiếu nó đang tính theo đợt nào và có bao gồm phí giao hay không. Một hóa đơn gộp phải nối được với cả hai phiếu, còn hai hóa đơn riêng cần kiểm không có phần đếm trùng. Nếu thanh toán theo tỷ lệ đặt cọc, ghi khoản đã ứng ở đầu đơn và số phải thanh toán theo chứng từ khi tới hạn. Kiểm tổng trước khi đóng.

Với đơn 500 trong ví dụ, chờ 20 chiếc còn lại và 15 chiếc cần đổi là hai trạng thái khác nhau. Nếu bên bán giao bổ sung cả 35 cùng lúc, tạo phiếu mới, kiểm chất lượng, rồi đóng phần thiếu và phần đổi bằng tham chiếu riêng. Cách ghi này giúp lần rà nhà cung cấp biết họ giao thiếu bao nhiêu và lỗi bao nhiêu, thay vì gộp thành một số không giải thích được.

Phân tích một tháng sau khi đổi quy trình

Giả sử trước thử có 30 đơn, 18 đơn giao đủ đúng hạn. Sau thử có 35 đơn, 27 đơn đạt. Tỷ lệ tăng từ 60% lên khoảng 77,1%. Kiểm xem nhóm mã và nhà cung cấp của hai tháng có gần nhau không. Nếu tháng sau có nhiều đơn dễ giao hơn, phần tăng không thể gán hết cho quy trình. Đọc thêm số hóa đơn chờ đối chiếu và thời gian trung vị từ nhận đến duyệt trả. Nếu giao tốt hơn nhưng hồ sơ lâu hơn, xem bước nào đang đẩy việc qua lại. Chọn một thay đổi nhỏ, ghi ngày bắt đầu và theo dõi cùng định nghĩa.

Nguồn đọc thêm

CIPS về quy trình từ đề nghị mua tới thanh toán.

Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.