Quy trình phê duyệt chi giúp doanh nghiệp kiểm tra một quyết định sử dụng tiền ngay từ lúc phát sinh nhu cầu. Nếu chỉ kiểm tra khi kế toán chuẩn bị chuyển khoản, công ty có thể đã ký hợp đồng, nhận hàng hoặc hứa ngày trả mà chưa bố trí được nguồn.

Đề nghị chi cần được đối chiếu với nhu cầu, thẩm quyền và nguồn tiền trước khi cam kết.

Vì sao phải duyệt trước khi cam kết chi?

Một đơn mua hàng có giá tốt vẫn có thể làm doanh nghiệp căng tiền nếu thanh toán đúng tuần trả lương. Người duyệt cần nhìn cả tính cần thiết, khả năng thực hiện và tác động tới những nghĩa vụ đã có. Quy trình tốt giúp người đề nghị hiểu phải chuẩn bị gì và người có thẩm quyền có căn cứ để quyết.

Điểm bắt đầu nên là nhu cầu mua hoặc thuê, thay vì chứng từ thanh toán. Khi đề xuất đã vượt ngân sách hay phát sinh điều kiện mới, hồ sơ phải quay lại đúng cấp xem xét trước khi chốt với nhà cung cấp.

5 bước của quy trình phê duyệt chi

Phân rõ người đề nghị, người kiểm và người quyết

Người đề nghị chứng minh nhu cầu

Hồ sơ cần trả lời mua để làm gì, vì sao cần lúc này và căn cứ tính số tiền. Người đề nghị chịu trách nhiệm về thông tin chuyên môn; kế toán không thể tự xác nhận máy móc có phù hợp sản xuất hay dịch vụ đã đạt yêu cầu.

Người kiểm tra nhìn tác động tới tiền

Bộ phận tài chính đối chiếu ngân sách, lịch nghĩa vụ và khả năng thanh toán. Được duyệt ngân sách chưa đồng nghĩa tài khoản luôn có đủ tiền ở mọi ngày. Người quyết định cần thấy khoản thiếu hoặc điều kiện nguồn trước khi chấp thuận.

Năm bước duyệt chi nối nhu cầu sử dụng tiền với quyết định và việc theo dõi thực hiện.

Xử lý ngoại lệ mà vẫn giữ dấu vết

Với khoản chi khẩn cấp, doanh nghiệp có thể thiết kế luồng xử lý nhanh nhưng vẫn phải ghi rõ lý do, người quyết, số tiền và thời hạn bổ sung hồ sơ. Không biến ngoại lệ thành cách mua hàng thường xuyên rồi hợp thức hóa chứng từ sau.

Chẳng hạn, một linh kiện hỏng làm gián đoạn sản xuất có thể cần quyết định trong ngày. Hồ sơ tối thiểu vẫn phải thể hiện thiết bị nào bị ảnh hưởng, phương án thay thế và người xác nhận. Đây là ví dụ tổ chức công việc, không phải ngưỡng hay thủ tục bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Triển khai trong hai tuần đầu

Hãy chọn một nhóm chi thường xuyên để áp dụng thử, thống nhất mẫu đề nghị một trang và công bố người duyệt theo từng loại quyết định. Sau mỗi tuần, rà những hồ sơ bị trả lại, những khoản đến hạn chưa có nguồn và thời gian xử lý. Điều chỉnh điểm nghẽn trước khi mở rộng cho toàn công ty.

Ví dụ kiểm tra một khoản mua thiết bị

Giả sử bộ phận kho đề nghị mua máy đóng gói để giảm thời gian xử lý đơn. Hồ sơ cần mô tả công việc đang chậm, lượng hàng dự kiến sử dụng máy và lựa chọn sửa thiết bị cũ hoặc thuê ngoài. Người kiểm tra cần đối chiếu cả chi phí lắp đặt, vật tư đi kèm và thời điểm phải trả tiền, thay vì chỉ nhìn giá mua.

Nếu phương án đáp ứng nhu cầu nhưng lịch trả trùng tuần thanh toán lớn, người có thẩm quyền có thể yêu cầu thương lượng tiến độ hoặc xác nhận nguồn trước khi ký. Kết luận duyệt cần ghi điều kiện này để người mua không hiểu là được cam kết ngay. Sau triển khai, bộ phận sử dụng xác nhận máy vận hành đúng nhu cầu; kế toán đối chiếu khoản đã duyệt với chi phí thực tế để phát hiện chênh lệch.

Câu hỏi thường gặp

Công ty ít người có cần quy trình riêng?

Có thể dùng một biểu mẫu ngắn và một bảng theo dõi chung. Điều quan trọng là rõ người quyết và nguồn tiền, không phải tăng số chữ ký.

Duyệt chi có thay thế kiểm tra hóa đơn không?

Không. Quyết định chi và kiểm tra chứng từ phục vụ các bước kiểm soát khác nhau; doanh nghiệp cần thực hiện cả hai theo tình huống và quy định áp dụng.

Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về kinh doanh, vốn và quản trị? Anh/chị có thể bắt đầu bằng khảo sát doanh nghiệp miễn phí cùng SMEMONEY. Việc hệ thống lại tình hình hiện tại và nhu cầu thực tế sẽ giúp anh/chị chuẩn bị rõ hơn cho bước trao đổi và lựa chọn hướng xử lý phù hợp.