Máy dán nhãn giá 240 triệu đồng được đưa vào xưởng đầu năm. Kế toán đưa một phần giá trị vào chi phí mỗi tháng, còn ngân hàng ghi khoản chuyển tiền theo lịch trả cho nhà cung cấp. Khấu hao tài sản cố định giải thích vì sao hai bảng dùng những con số khác nhau. Biết cách đọc khoản này giúp người quản lý đánh giá giá thành, theo dõi giá trị còn lại và chuẩn bị tiền khi máy cần thay.
Các số trong bài là ví dụ phục vụ quản trị. Tài sản thực tế cần được đối chiếu với chế độ kế toán, quy định khấu hao và hồ sơ áp dụng tại Việt Nam. Một giả định lập ngân sách nội bộ không tự động quyết định số được ghi sổ hoặc tính khi kê khai thuế.
Máy đóng gói cần được theo dõi theo ngày đưa vào sử dụng, công suất và lịch bảo trì.
Xác định tài sản, nguyên giá và ngày sử dụng
Bắt đầu từ hồ sơ thay vì giá niêm yết
Mở hợp đồng, hóa đơn và biên bản bàn giao. Ghi riêng giá mua, vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và những khoản khác phát sinh để đưa tài sản tới trạng thái sẵn sàng sử dụng. Việc khoản nào cấu thành nguyên giá cần kiểm tra theo quy định áp dụng. Tránh cộng các khoản đào tạo, sửa chữa hoặc vận hành chỉ vì chúng xuất hiện trên cùng một đợt thanh toán.
Ví dụ nội bộ giả định một máy có giá 225 triệu đồng, cộng 15 triệu đồng chi phí trực tiếp đủ điều kiện, thành nguyên giá 240 triệu. Nếu hợp đồng ghi cả hai máy và phí lắp đặt chung, tìm căn cứ phân bổ trước khi lập mã. Nên giữ bảng phân bổ và giải thích bằng một dòng để người đến sau đối chiếu được tổng với chứng từ.
Ghi mốc sẵn sàng đưa vào sử dụng
Ngày hóa đơn, ngày trả tiền và ngày bàn giao có thể khác nhau. Khi hàng về nhưng chưa lắp xong, lưu trạng thái và ngày hoàn tất từng bước. Khi lập báo cáo, dùng mốc bắt đầu trích theo quy định áp dụng. Trong hồ sơ vận hành, bổ sung ngày máy thật sự chạy ổn định và số giờ máy. Các mốc này giúp giải thích vì sao chi phí và sản lượng thay đổi theo tháng.
Tách ngày mua, ngày nhận và ngày sẵn sàng sử dụng.
Tính theo đường thẳng bằng một ví dụ
Ghi rõ giả định của mô hình quản trị
Giả sử nguyên giá 240 triệu, thời gian sử dụng ước tính 5 năm và giá trị thu hồi ước tính 0 đồng. Trong mô hình đơn giản này, mỗi năm phân bổ 48 triệu, mỗi tháng đủ kỳ là 4 triệu đồng. Nếu xưởng lập dự tính thu hồi 20 triệu cho mục đích phân tích theo cách IAS 16 mô tả, cơ sở phân bổ còn 220 triệu và mức năm là 44 triệu. Không lấy số 44 triệu để thay trực tiếp mức trích theo quy định Việt Nam.
Đường thẳng dễ đưa vào ngân sách vì số tiền theo kỳ tương đối đều. Khi sản lượng giảm, 4 triệu chi phí tháng vẫn có thể giữ nguyên trong mô hình. Nếu cần phân bổ nội bộ theo số sản phẩm đạt, tháng chạy 10.000 hộp tương ứng 400 đồng mỗi hộp, tháng chạy 5.000 hộp tương ứng 800 đồng. Ghi rõ đây là số phân bổ minh họa. Kế toán giá thành cần kiểm tra nguyên tắc phân bổ chi phí sản xuất chung cho công suất bình thường.
Đường thẳng cho mức phân bổ đều theo thời gian trong ví dụ quản trị.
Đọc thêm So sánh mua và thuê thiết bị theo dòng tiền.
Đọc bảng giá trị còn lại
Tách số tích lũy khỏi chi phí của năm
Sau năm thứ nhất, khấu hao lũy kế là 48 triệu, giá trị còn lại là 192 triệu. Sau hai năm, khấu hao lũy kế là 96 triệu, giá trị còn lại 144 triệu. Nếu nguyên giá giữ nguyên và không có điều chỉnh khác, mối liên hệ này có thể đối chiếu trực tiếp trên sổ. Khi chuyển máy từ kho này sang kho khác, mã tài sản vẫn cần giữ được lịch sử thay vì tạo một tài sản mới và mất số lũy kế.
Giá trị còn lại phục vụ kế toán khác giá chào bán trên thị trường. Một máy còn ghi sổ 144 triệu có thể bán cao hoặc thấp hơn tùy tình trạng, giờ sử dụng và nguồn linh kiện. Nếu cần quyết định bán, lấy báo giá mua lại thực tế, tính phí tháo và vận chuyển rồi đưa dòng thu ròng vào phân tích.
Giá trị còn lại giảm 48 triệu đồng mỗi năm trong ví dụ đường thẳng.
Khi cách dùng máy thay đổi, xem lại giả định
So phương pháp với cách tài sản mang lại lợi ích
Một máy hoạt động đều qua năm có thể phù hợp với giả định phân bổ đều. Máy có hao mòn gắn chặt với lượng sản phẩm có thể được mô hình hóa theo sản lượng cho mục đích phân tích. Ví dụ dự kiến máy xử lý 600.000 sản phẩm và cơ sở phân bổ là 240 triệu thì mức minh họa là 400 đồng mỗi sản phẩm. Năm làm 90.000 sản phẩm, mô hình theo sản lượng cho 36 triệu. Mô hình đường thẳng của cùng máy cho 48 triệu. Đối chiếu điều kiện và phương pháp được phép trước khi chọn cách ghi sổ.
Phân biệt bảo trì và nâng cấp
Một lần thay dây curoa để duy trì trạng thái hoạt động khác với dự án lắp cụm mới làm tăng công suất. Hãy ghi mục đích, tài liệu kỹ thuật và kết quả nghiệm thu. Nếu giao dịch thay bộ phận lớn hoặc kéo dài thời gian sử dụng, kế toán cần đánh giá theo chuẩn đang áp dụng và cập nhật sổ có căn cứ. Tránh kết luận chỉ dựa vào tên gọi trên hóa đơn.
Kết quả của hai mô hình khác nhau vì dùng hai thước đo hoạt động.
Đọc thêm Cách đọc thời điểm ghi nhận theo kế toán dồn tích.
Nối khấu hao với dòng tiền và quyết định thay máy
Nếu doanh nghiệp trả đủ 240 triệu khi mua, dòng tiền ra đã phát sinh theo lịch trả. Bốn triệu khấu hao tháng là khoản phân bổ trong mô hình. Khi phân tích lưu chuyển tiền theo phương pháp gián tiếp, khấu hao thường được xử lý trong nhóm điều chỉnh phi tiền tệ. Để dự báo số dư, lấy lịch trả tiền mua máy hoặc khoản vay và lịch chi bảo trì thực tế.
Để chuẩn bị thay máy, tính tiền cần có tại ngày dự kiến thay. Giả sử phương án mới cần 300 triệu, dự kiến thu ròng máy cũ 30 triệu và còn 36 tháng để tích lũy. Nếu tạm bỏ qua lợi tức tiền gửi và giá tăng, mục tiêu bình quân là 270 chia 36, bằng 7,5 triệu mỗi tháng. Mức này khác 4 triệu khấu hao minh họa. Nếu giá mua tăng hoặc bán máy cũ thấp hơn, cập nhật mục tiêu từ bảng dòng tiền.
Chọn bảng phù hợp với câu hỏi đang giải quyết.
Kiểm tra sổ tài sản theo một lịch cố định
Đối chiếu thẻ tài sản với nơi đặt máy, bộ phận sử dụng và số sê-ri. Kiểm tra tài sản đã bàn giao nhưng chưa có mã hoặc đã thanh lý mà vẫn còn trích. Với tài sản hoạt động không đều, theo dõi số giờ chạy và tỷ lệ dừng. Nếu máy ngừng để sửa dài ngày, hỏi kế toán về cách xử lý hồ sơ theo quy định thay vì tự bỏ hoặc tiếp tục một dòng chi phí theo cảm tính.
Khi bàn giao trách nhiệm, giữ một bộ tài liệu gồm hồ sơ nguyên giá, ngày đưa vào sử dụng, phương pháp, số lũy kế, giá trị còn lại và biên bản thay đổi. Đặt thêm cột ngày kiểm tiếp theo để phát hiện thiết bị sắp cần bảo dưỡng hoặc thay thế. Trước khi chốt sổ, kiểm tra quy định đang có hiệu lực. Bộ Tài chính có công bố về việc tiếp tục hiệu lực của thông tư quản lý và trích khấu hao cùng các văn bản sửa đổi trong Quyết định 1760/QĐ-BTC.
Rà sổ tài sản cùng hiện trạng máy trước khi chốt kỳ.
Rà một quyết định khi máy vẫn còn giá trị sổ sách
Một máy còn ghi sổ 144 triệu chưa cho biết có nên giữ máy thêm hai năm. Lập hai cột cho phương án tiếp tục và thay. Ở cột tiếp tục, ghi tiền sửa dự kiến, số giờ dừng và khoản thu nếu thanh lý ở cuối thời gian so sánh. Ở cột thay, ghi giá mua, chi phí đưa vào sử dụng, khoản có thể thu khi bán máy hiện tại và mức chi vận hành mới. Kiểm tra hai phương án có cùng sản lượng đạt và tiêu chuẩn chất lượng hay không. Nếu công suất khác nhau, đưa ảnh hưởng lên doanh thu hoặc giờ thuê ngoài vào giả định.
Giả sử kỹ thuật báo một lần sửa cần 32 triệu và phải dừng hai ngày, trong khi phương án mới chưa giao được trong sáu tuần. Quyết định còn phụ thuộc vào đơn phải giao trong sáu tuần đó. Hỏi khách về khả năng lùi lịch, lấy giá thuê máy tạm và cập nhật bảng trước khi duyệt. Người xem báo cáo có thể giữ số giá trị sổ sách trong phần đối chiếu kế toán, còn phần so phương án cần tập trung vào dòng tiền và năng lực sẽ thay đổi từ thời điểm ra quyết định. Ghi các giả định chưa xác nhận để bộ phận mua và kỹ thuật có cùng danh sách việc cần kiểm.
Nguồn đọc thêm
IAS 16 về tài sản cố định hữu hình.
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.