Khách chuyển trước 90 triệu cho ba tháng bảo trì thiết bị. Tài khoản tăng ngay, nhưng đội kỹ thuật còn phải phục vụ khách trong nhiều tuần. Nếu ghi cả 90 triệu như kết quả đã làm xong trong tháng này, người quản lý có thể đánh giá quá cao khả năng sinh lời. Kế toán dồn tích giúp đặt doanh thu và chi phí vào kỳ chúng thuộc về, để đọc kết quả kinh doanh bên cạnh dòng tiền.
Phiếu giao hàng, hóa đơn và lịch thanh toán có thể ghi ba mốc khác nhau.
Kế toán dồn tích là gì?
Về nguyên tắc, cơ sở dồn tích phản ánh giao dịch và sự kiện khi chúng phát sinh, thay vì chỉ khi tiền được thu hoặc chi. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí còn phụ thuộc các điều kiện của giao dịch và chế độ kế toán áp dụng. Đối với người quản lý, điểm cần nhớ là có ba mốc có thể khác nhau: mốc thực hiện, mốc lập chứng từ và mốc thanh toán.
Tiền vào trước: vẫn còn phần việc phải làm
Giả sử dịch vụ bảo trì được cung cấp đều trong ba tháng, mỗi tháng thực hiện phần có giá trị 30 triệu và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. Tiền thu là 90 triệu ở đầu kỳ; doanh thu minh họa là 30 triệu mỗi tháng. Phần tiền tương ứng với dịch vụ chưa cung cấp vẫn gắn với nghĩa vụ phải thực hiện. Nếu doanh nghiệp nhận tiền vào cuối tháng trước khi bắt đầu dịch vụ, hai thời điểm lại càng tách rõ.
Tiền về sau: kết quả có thể đã phát sinh
Một hợp đồng khác đã hoàn thành, được khách xác nhận và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu 50 triệu trong tháng này. Khách sẽ trả tháng sau. Công ty có doanh thu và khoản phải thu, dù chưa có thêm tiền trong tài khoản. Nếu khách tranh chấp kết quả hoặc chưa chấp nhận bàn giao, không thể chỉ nhìn ngày ký hợp đồng rồi coi doanh thu đã chắc chắn.
Chi tiền rồi có phải ghi toàn bộ vào chi phí?
Khoản trả trước cần đọc theo phần sử dụng
Doanh nghiệp trả trước 24 triệu cho sáu tháng thuê kho. Trong ví dụ phân bổ đều, tiền ra 24 triệu tại thời điểm trả, còn chi phí thuê là 4 triệu mỗi tháng sử dụng. Nếu tháng đầu chỉ nhìn sao kê, chi phí dường như tăng mạnh; nếu bỏ hẳn 24 triệu khỏi kế hoạch tiền, doanh nghiệp lại thiếu nguồn để trả.
Chi phí phát sinh có thể chưa thanh toán
Đội vận chuyển đã hoàn thành việc giao hàng tháng này, thỏa thuận 6 triệu, tháng sau mới đến hạn trả. Việc chưa chuyển khoản không làm cho chi phí vận chuyển biến mất. Khi chốt số liệu, người quản lý cần hỏi bộ phận phụ trách xem dịch vụ đã thực hiện tới đâu, căn cứ tính khoản phải trả là gì và có khoản nào còn chờ đối chiếu.
Ví dụ bảo trì cho thấy tháng nhận 90 triệu tiền trước chỉ thực hiện 30 triệu doanh thu theo giả định.
Đọc một hợp đồng theo hai góc nhìn
Với hợp đồng bảo trì 90 triệu, giả sử mỗi tháng có 18 triệu chi phí trực tiếp tương ứng, trả đúng tháng. Bỏ qua thuế và các khoản khác, tháng đầu có tiền thu ròng 72 triệu (90 trừ 18), nhưng kết quả từ hợp đồng trong tháng chỉ 12 triệu (30 trừ 18). Hai tháng sau tiếp tục tạo 12 triệu kết quả mỗi tháng, đồng thời vẫn phải chi 18 triệu mỗi tháng nếu không thu thêm tiền.
Chốt tháng bằng bảng đối chiếu ngắn
- Ghi phần công việc đã hoàn tất và căn cứ xác nhận.
- Ghi phần tiền đã nhận, còn phải thu, còn phải chi và mốc thanh toán.
- Ghi khoản trả trước hoặc chi phí chưa có chứng từ đầy đủ để kế toán rà soát.
- Đặt khoản tiền còn cần để hoàn thành hợp đồng cạnh số dư còn dùng được.
Phân biệt câu hỏi quản trị và câu hỏi ghi sổ
Người điều hành có thể dùng bảng đơn giản để hiểu tiến độ và khả năng trả tiền. Để lập báo cáo, phải xác định điều kiện ghi nhận theo chế độ và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp. Ví dụ trong bài nhằm giải thích sự khác nhau giữa thời điểm kinh tế và thời điểm tiền, không quy định cách hạch toán cho mọi hợp đồng.
Mang gì vào buổi chốt số liệu?
Chọn một hợp đồng thu trước, một đơn bán chịu và một khoản chi trả sau. Dùng phiếu đính kèm để đặt từng khoản vào đúng mốc, ghi bằng chứng và người xác minh. Nếu hai bộ phận đang tranh luận “tháng này làm ăn tốt hay không”, bảng đó giúp chỉ ra họ đang nói về lợi nhuận hay về tiền. Cả hai thông tin đều cần cho quyết định tiếp theo.
Đọc miễn phí: OpenStax, Principles of Finance 2e: Cash versus Accrual Accounting. Tải phiếu PDF ở phần Tài liệu đính kèm để thực hành với số liệu của doanh nghiệp.
Đọc tiếp: Ba báo cáo tài chính liên hệ thế nào? Cách đọc từ tài sản đến lợi nhuận và tiền.
Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về vốn, kinh doanh và quản trị? Bắt đầu với khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để hệ thống lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.