Một kế hoạch kinh doanh một trang nên giúp đội ngũ trả lời bốn câu trước khi chi tiền. Khách nào sẽ mua, họ trả tiền cho điều gì, doanh nghiệp cần bao nhiêu tiền để giao được đơn và khi nào cần đổi cách làm? Nếu đã có câu trả lời dài nhưng chưa có điều kiện để kiểm chứng, hãy viết lại theo hành động, số đo và hạn. Bài này dùng ví dụ xưởng bánh làm hộp quà cho khách doanh nghiệp. Số liệu dùng để học cách lập kế hoạch.
Một xưởng nhỏ dùng mẫu sản phẩm và phản hồi của khách để kiểm tra giả định trong kế hoạch.
Đặt một quyết định lên đầu trang
Chọn phạm vi thử trong 90 ngày
Viết “Có nên mở dòng hộp quà cho đơn từ 30 hộp trong 90 ngày?” thay vì “Mở rộng thị trường quà tặng”. Phạm vi gồm một phân khúc, một nhóm sản phẩm và một khoảng thời gian. Một thử nghiệm nhỏ tạo dữ liệu đủ để quyết định có cần đầu tư thêm. Nếu đang chuẩn bị hồ sơ vay hoặc gọi vốn, bản một trang có thể làm tóm tắt. Các giả định, bảng tiền và hồ sơ cần thiết có thể nằm ở phụ lục riêng.
Chọn người có quyền dừng hoặc mở rộng. Ví dụ người điều hành quyết định sau ngày 60, dựa trên đơn đã xác nhận, tỷ lệ giao đúng và tiền đệm. Ghi rõ thời điểm cuộc họp và bộ số phải có trước đó. Nếu thiếu dữ liệu, chọn kiểm tra bổ sung hoặc gia hạn thử trong giới hạn đã phê duyệt.
Mỗi mục trên trang cần dẫn đến một quyết định có căn cứ.
Xác định khách hàng và bằng chứng nhu cầu
Tách người dùng, người mua và người duyệt
Trong ví dụ, nhân sự công ty tìm quà cho sự kiện, hành chính lấy báo giá và người quản lý duyệt ngân sách. Người nhận quà có thể quan tâm đến thành phần, còn người duyệt ưu tiên giá, giấy tờ và giao đúng giờ. Đừng gom thành một câu “khách thích chất lượng”. Hãy ghi điều mỗi người cần nhìn thấy trước khi chấp nhận đơn. Một mẫu hộp và bảng quy cách có thể thuyết phục người dùng, còn bảng giá theo số lượng giúp hành chính làm hồ sơ.
Gặp năm hoặc sáu khách thuộc nhóm mục tiêu để nghe họ kể lần gần nhất đã đặt. Hỏi ai quyết định, họ so những gì và vì sao một nhà cung cấp bị loại. Ghi bằng chứng cụ thể, như khách yêu cầu báo giá trong 24 giờ hoặc muốn giao hai địa điểm. Tách điều khách đã làm khỏi lời nói họ có thể mua. Khi có mẫu, thử xin cam kết như lịch xem mẫu hoặc đơn thử trả tiền, để biết nhu cầu đã tiến đến đâu.
Cùng một đơn nhưng mỗi người cần một bằng chứng khác nhau.
Đọc thêm Câu hỏi nghiên cứu thị trường trước khi bán.
Viết đề nghị bán có điều kiện cụ thể
Chốt cái gì được bao gồm trong giá
Ghi sản phẩm, lượng tối thiểu, ngày chốt mẫu, lịch giao và mức ứng. Ví dụ gói 30 hộp có giá 160.000 đồng một hộp, giao một địa điểm, đặt trước bảy ngày và ứng 40%. Nếu in tên riêng, xác định số lần sửa mẫu và thời hạn xác nhận. Một câu cụ thể giúp đội bán dùng cùng báo giá, đội sản xuất biết phải giữ công suất và khách biết điều gì làm lịch giao thay đổi.
Tách điều kiện cần thử. Nếu khách thấy 30 hộp quá nhiều, có thể thử 20 hộp ở mức giá khác để đo khách có chấp nhận phần chi phí đóng gói cao hơn hay không. Đổi một điều kiện chính trong mỗi đợt. Nếu vừa giảm giá vừa đổi bao bì và đối tượng, rất khó biết yếu tố nào dẫn tới đơn.
Ghi rõ điều kiện để bán hàng và sản xuất tính trên cùng một đơn.
Tính tiền cần có trước khi giao
Giá 160.000 đồng, biến phí giả định 104.000 đồng mỗi hộp. Số dư đảm phí là 56.000 đồng. Đơn 50 hộp có doanh thu 8 triệu và đóng góp 2,8 triệu trước chi phí cố định. Tiền đặt 40% là 3,2 triệu. Nếu phải chi đủ 5,2 triệu biến phí trước khi giao, đơn cần bù thêm 2 triệu trong thời gian sản xuất. Hai đơn 50 hộp chồng nhau có thể cần ứng khoảng 4 triệu nếu phần thu sau giao chưa về.
Giả sử chi phí thử nghiệm cố định là 12 triệu trong 90 ngày. Giữ biên như trên, cần 215 hộp để bù khoản này khi làm tròn lên. Đạt 215 hộp trên giấy mới cho thấy mức đóng góp đủ. Cần lập lịch tiền theo tuần vì chi trước và thu sau. Lấy thêm một kịch bản hao hụt hoặc giao hai nơi làm biến phí tăng 8.000 mỗi hộp. Đóng góp giảm còn 48.000, ngưỡng lên 250 hộp. Xác nhận thay đổi có nằm trong điều kiện giá đã công bố hay cần báo riêng.
Tiền ứng thêm được tính theo thời điểm phát sinh, đơn vị triệu đồng.
Đọc thêm Lập kế hoạch marketing 90 ngày.
Chọn kênh và năng lực giao
Ghi một hoặc hai cách tiếp cận, chẳng hạn khách doanh nghiệp đã từng mua lẻ hoặc đối tác làm sự kiện. Mỗi kênh cần một người, số cuộc trao đổi dự kiến và tiêu chí đủ phù hợp. Một đầu mối hỏi giá nhưng chưa có ngày sự kiện khác với người đã chốt ngân sách và cần mẫu. Theo dõi tỷ lệ từ hỏi sang xem mẫu, rồi từ mẫu sang đơn. Dữ liệu cho biết điểm cần sửa trước khi chi thêm quảng cáo.
Tính công suất theo ngày giao và nút thắt. Nếu xưởng đóng tối đa 80 hộp đạt mỗi ngày nhưng một nhân sự thường nghỉ thứ Bảy, đừng chia công suất tuần đều cho từng ngày. Giữ thời gian cho kiểm hàng và giao nhận. Nếu có hai đơn cùng ngày, xác nhận ca làm hoặc báo lịch khác sớm. Chỉ nhận đơn vượt mức đã thử khi người phụ trách vận hành đồng ý phương án.
Chọn việc sửa theo bước đang rơi thay vì thay toàn bộ kế hoạch.
Đặt mốc kiểm chứng theo tuần
Định trước tiêu chí mở rộng và dừng
Trong hai tuần đầu, đo số khách đã phỏng vấn và số người đồng ý xem mẫu. Từ tuần ba đến sáu, theo dõi đơn trả tiền, số giờ sản xuất và lỗi. Từ tuần bảy, xem có lặp đơn hoặc giới thiệu từ khách đã mua hay không. Nếu đặt tiêu chí tối thiểu, chọn giá trị có căn cứ với sức làm của nhóm. Ví dụ muốn ít nhất ba đơn thử giao đúng và phần thu sau giao về đúng hẹn trước khi thuê thêm thiết bị.
Đặt tiêu chí dừng sớm nếu tiền đệm xuống dưới ngưỡng hoặc không giữ chất lượng. Dừng có thể là ngừng nhận đơn mới trong một tuần để sửa quy trình, không nhất thiết bỏ ý tưởng. Ghi cụ thể việc cần hoàn tất để mở lại, chẳng hạn kiểm xong mẫu mới hoặc thống nhất lịch thanh toán khác với khách. Chốt với người điều hành trước để nhóm không kéo dài thử nghiệm chỉ vì đã chi tiền làm mẫu.
Bản kế hoạch có thể cập nhật ngay khi giả định chính thay đổi.
Cập nhật sau tuần đầu mà vẫn giữ dấu vết
Lưu bản đầu, ghi ngày và tạo cột “dự kiến”, “thực tế”, “lý do” cho ba giả định lớn nhất. Nếu giá vật tư tăng, lưu báo giá, tính lại mức đóng góp và cập nhật giá cho đơn chưa xác nhận. Nếu khách mua nhóm khác với giả định, xem đó là tình cờ hay xuất hiện lặp lại. Đừng bỏ phân khúc đầu tiên sau một yêu cầu trái chiều. Hẹn thêm một số cuộc trao đổi và quyết định tại mốc đã đặt.
Một cuộc họp 20 phút có thể dùng ba câu. Giả định nào được xác nhận? Điều gì làm thiếu tiền hoặc trễ giao? Trong tuần tới cần kiểm việc nào trước? Ghi một hành động cho mỗi người. Khi trình kế hoạch cho người duyệt, kèm lịch tiền và số liệu của đơn thử. Một trang có căn cứ sẽ giúp cuộc họp chọn hành động thay vì tranh luận về câu chữ.
Kiểm chứng nhu cầu khi khách tập trung vào một mùa
Giả sử ba đơn thử đều đến từ dịp cuối năm. Các đơn đó chứng minh xưởng làm được loại quà và giao theo điều kiện đã chốt. Chúng chưa đủ để đưa cùng lượng vào dự báo các tháng ít sự kiện. Tách kế hoạch theo mùa và tìm thêm dịp khác như hội nghị, ngày kỷ niệm công ty hoặc đơn tiếp khách. Hỏi người mua mỗi dịp có thời gian chuẩn bị, mức giá và quy cách khác ra sao. Với tháng thấp điểm, chạy một lô thử nhỏ trước khi giữ thêm người hoặc thuê diện tích dài hạn.
Lập một dòng cho kịch bản khách lớn hoãn. Nếu xưởng định mua hộp in riêng cho 200 phần nhưng khách chưa chuyển khoản, xác định có thể tái sử dụng bao nhiêu, phần nào mất và ai được quyền đặt vật tư. Có thể dùng hộp chung trong lần thử và chỉ in thẻ rời sau khi khách xác nhận. Cách này giữ khả năng giao trong khi giảm số tiền buộc phải chi trước. Ghi hạn xác nhận lên bản kế hoạch và đưa vào báo giá. Khi thực tế lệch, hai bộ phận có cùng căn cứ để điều chỉnh lịch.
Nguồn đọc thêm
SBA về cấu trúc kế hoạch kinh doanh.
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.