Quản trị rủi ro giúp doanh nghiệp chọn việc cần xử lý trước khi một sự cố làm trễ đơn, hụt tiền hoặc gián đoạn vận hành. Công cụ đơn giản nhất là một sổ có sự kiện, tác động, người phụ trách và mốc kích hoạt. Nếu sổ chỉ có màu đỏ, vàng, xanh mà không ai biết khi nào phải hành động, hãy bổ sung tín hiệu và phương án cụ thể.
Ví dụ trong bài là xưởng linh kiện có một đơn giao trong 12 ngày làm việc. Một vật tư cần đặt từ nguồn duy nhất và một máy kiểm có dấu hiệu dừng nhiều hơn. Các mức điểm và con số dùng để minh họa cách ưu tiên.
Bản kiểm và phụ tùng dự phòng giúp chuyển một nguy cơ gián đoạn thành hành động có người theo dõi.
Bắt đầu từ mục tiêu cần bảo vệ
Xác định phạm vi và ngưỡng chịu đựng
Chọn một mục tiêu dễ quan sát. Ví dụ giao đủ 3.000 chi tiết đạt chuẩn trong 12 ngày và giữ ít nhất 120 triệu tiền có thể chi. Rủi ro có ý nghĩa vì nó tác động đến mục tiêu này. “Nhà cung cấp yếu” là một nhận xét rộng. “Lô vòng đệm đến sau ngày thứ tư khiến xưởng không đủ vật tư cho hai ca” mô tả tình huống có thể kiểm.
Khi cùng một sự kiện tác động tới nhiều mục tiêu, ghi từng tác động. Ví dụ hàng đến muộn vừa làm trễ đơn vừa buộc mua gấp với giá cao. Đặt ngưỡng tác động theo số ngày, số tiền, chất lượng hoặc cam kết với khách. Ngưỡng cần được người điều hành đồng ý trước, để người chấm không hiểu một mức điểm theo nhiều cách.
Một rủi ro được mô tả đủ rõ thì mới giao được người theo dõi.
Viết một dòng có nguyên nhân, sự kiện và hậu quả
Đưa bằng chứng vào cạnh nhận định
Ví dụ “Vì chỉ có một nguồn đã duyệt, nếu lô thứ hai giao sau thứ Năm thì xưởng thiếu vòng đệm từ thứ Bảy, làm trễ dự kiến hai ngày”. Ghi thêm tồn đủ sáu ngày, lịch xe và lịch kiểm hàng. Lý do càng cụ thể thì cách ứng phó càng rõ. Nếu chưa biết thời gian giao, giao người xác minh trước khi chấm thay vì điền số theo cảm giác.
Phân biệt rủi ro với vấn đề đã xảy ra. Xe chưa trễ nhưng có khả năng trễ là rủi ro. Xe đã lỡ lịch và không thể kịp ca là vấn đề cần xử lý ngay. Giữ hai cột riêng hoặc đổi trạng thái khi sự kiện xảy ra. Sau khi giải quyết, quay lại ghi dữ liệu để cải thiện đánh giá những lần sau.
Gắn mô tả với một mốc kiểm chứng được.
Đọc thêm Cách đánh giá rủi ro nhà cung cấp.
Dùng ma trận như cách xếp ưu tiên
Giả sử xưởng dùng thang 1 đến 3. Khả năng 1 là ít dấu hiệu, 2 là đã có tiền lệ hoặc điều kiện bất lợi, 3 là đang có nhiều tín hiệu rõ. Tác động 1 là xử lý trong ca, 2 là trễ nội bộ hoặc phát sinh chi có thể bù, 3 là vi phạm cam kết chính hoặc làm số dư xuống dưới ngưỡng. Tích hai số dùng làm điểm thảo luận. Thang thứ bậc này giúp xếp việc, không tạo ra xác suất thật.
Vật tư chậm có khả năng 2 và tác động 3, điểm 6. Máy kiểm có khả năng 3 và tác động 2, cũng điểm 6. Khi điểm bằng nhau, so thời gian còn lại để phản ứng và khả năng khôi phục. Nếu máy có phụ tùng trong kho và sửa mất nửa ngày, còn vật tư mất tám ngày mới tìm được nguồn, ưu tiên xử lý vật tư trước. Giữ thông tin này trong sổ để cuộc họp không tranh luận quanh màu của ô.
Khi điểm bằng nhau, xem thời gian phục hồi và hạn phải quyết định.
Chọn cách ứng phó và đo phần rủi ro còn lại
Giảm khả năng hoặc giảm thiệt hại
Nếu vật tư có nguy cơ trễ, có thể yêu cầu xác nhận lô sớm hơn, chuyển một phần hàng bằng tuyến khác hoặc duyệt nguồn dự phòng. Với máy, chuẩn bị phụ tùng, kiểm nhanh đầu ca và bố trí lịch dự phòng. Ghi chi phí và thời gian để biết phương án nào làm được. Một nguồn thứ hai chưa duyệt mẫu chưa thể được tính như khả năng phục hồi chắc chắn.
Có trường hợp chấp nhận rủi ro vì chi phí xử lý cao hơn lợi ích, miễn là người có quyền chấp nhận đã xem tác động. Có thể thay đổi kế hoạch để tránh rủi ro hoặc chia sẻ một phần qua điều khoản hợp đồng. Với mỗi cách, đánh giá lại mức còn lại sau khi biện pháp có hiệu lực. Ví dụ thử lô nguồn mới giúp giảm tác động nhưng vận chuyển hai nguồn đi cùng tuyến vẫn cần theo dõi.
Mỗi phản ứng phải có người quyết định và điều kiện áp dụng.
Đọc thêm Cách chốt người phụ trách trong họp điều hành.
Viết tín hiệu kích hoạt bằng một mốc đo được
Một dòng tốt có thể ghi “Nếu 15 giờ thứ Tư chưa có mã vận đơn xác thực, nhân viên mua xin lịch giao phần lô có sẵn và trưởng xưởng chuyển kế hoạch sang dùng tồn đệm”. Tín hiệu có thời điểm, dữ liệu và hành động. Tránh ghi “nếu nhà cung cấp có vẻ không ổn”. Với máy, có thể đặt tín hiệu như ba lần dừng cùng lỗi trong hai ca, sau đó kiểm kỹ thuật và bố trí thời gian bảo trì. Mốc phải phù hợp với dữ liệu thực tế của xưởng.
Xác định người có quyền chi cho phản ứng. Nếu dùng dịch vụ vận chuyển nhanh, ghi mức chi tối đa và ai duyệt. Khi mất hơn một ngày để xin duyệt, cần tính thời gian này vào phương án. Diễn tập một tình huống ngắn để kiểm danh bạ, điều kiện đặt lô gấp và nơi xem tồn. Chỉnh sổ sau diễn tập để người thay ca có thể thực hiện.
Khoảng thiếu tính theo ngày làm việc là căn cứ để kích hoạt phương án sớm.
Chọn nhịp rà theo mức rủi ro
Rà hằng ngày những dòng có hạn phản ứng trong vài ngày. Họp ngắn hằng tuần để đóng dòng đã xử lý, thêm dòng mới và chuyển người nếu trách nhiệm đổi. Với mục có thể ảnh hưởng tiền hoặc chất lượng nghiêm trọng, giữ kênh thông báo trực tiếp ngoài cuộc họp. Một sổ có 15 mục hoạt động và có người xử lý thường dùng được hơn sổ 100 mục không ai mở.
Rút kinh nghiệm từ sự cố và lần suýt xảy ra
Sau một đơn trễ, ghi sự kiện đã diễn ra, dấu hiệu nào xuất hiện trước, biện pháp nào được kích hoạt và bước nào bị chậm. Nếu nhóm chỉ biết trễ khi nhà cung cấp không giao, xem dữ liệu nào có thể kiểm sớm hơn. Ví dụ yêu cầu thông báo khi hoàn thành đóng gói hoặc kiểm tồn từ ngày xác nhận. Khi sự cố được tránh, ghi bằng chứng để biết biện pháp thật sự đã giúp hay đơn chỉ may mắn kịp. Cập nhật thời gian phục hồi từ kết quả thực thay vì giữ số ước lượng.
Sổ chỉ có giá trị khi cho biết ai làm gì trước thời điểm nào.
Bắt đầu với ba rủi ro của tuần tới
Lấy danh sách đơn, lịch sản xuất và lịch tiền. Hỏi điều gì có thể làm lệch một cam kết trong tuần tới. Chọn ba việc có tác động lớn hoặc cần phản ứng sớm. Với mỗi việc, ghi một hành động có thể hoàn tất trong 48 giờ, chẳng hạn kiểm mẫu, xác nhận lịch giao hoặc duyệt nhà cung cấp dự phòng. Nếu kết quả kiểm tra thay đổi mức ưu tiên, cập nhật và báo người phụ trách trước khi cuộc họp kế tiếp diễn ra.
Tính một phương án có chi phí để người quản lý duyệt
Giả sử mua thêm lô đệm đủ hai ngày tốn 24 triệu và giao gấp lô thay thế làm phát sinh 8 triệu phí. Hai khoản có tác động khác nhau lên lịch tiền. Lô đệm có thể dùng cho đơn tiếp theo nếu đạt chuẩn, còn phí giao nhanh mất ngay khi dùng dịch vụ. Xem thời hạn bảo quản, ngày đơn kế tiếp và số tiền còn lại sau khi chi. Nếu lô đệm không thể dùng lại cho sản phẩm khác, tính cả khả năng tồn chậm. Nếu giao nhanh chỉ làm hàng tới sớm hơn nhưng thời gian kiểm vẫn trễ, cần sửa phương án thay vì duyệt chỉ vì giá thấp.
Đặt cạnh hai khoản này hậu quả của việc không xử lý. Với đơn quan trọng, có thể phải đổi lịch giao, bố trí lại ca và giải thích với khách. Ghi điều có thể đo như tiền vận chuyển và số giờ trống, rồi ghi riêng điều khó ước lượng như ảnh hưởng tới cam kết lần sau. Không biến điểm ma trận thành giá tiền nếu chưa có xác suất và dữ liệu. Người duyệt có thể quyết định từ khoảng tác động và ngày cần hành động.
Chỉ định một người thay khi chủ rủi ro vắng
Nếu người mua nghỉ đúng hôm phải xác minh, chỉ định một người có quyền mở đơn và gọi bên vận chuyển. Lưu đường dẫn tới chứng từ và số liên hệ công việc đã xác nhận. Trong lần diễn tập, yêu cầu người thay tìm dữ liệu mà không hỏi người lập sổ. Nếu mất quá lâu, rút ngắn tên trường, ghi rõ nơi xem và chuyển các chứng từ cần thiết về cùng vị trí.
Nguồn đọc thêm
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.