Phân loại ABC hàng tồn kho giúp đội kho dành công sức cho các mã có giá trị sử dụng lớn. Một cửa hàng vật tư có vài trăm mã sẽ khó kiểm kỹ tất cả mỗi tuần. Nếu đã biết mã nào chiếm nhiều tiền mua và mã nào có thể làm ngừng giao hàng, người phụ trách có thể chọn lịch đếm và cách đặt mua phù hợp hơn.
Quét và đối chiếu từng mã hàng giúp tách chênh lệch số lượng khỏi sai mã tồn kho.
Tính giá trị sử dụng của từng mã hàng
Chọn số lượng dùng và đơn giá
Chọn một kỳ đủ dài để thấy mùa vụ, thường là 12 tháng nếu có dữ liệu. Lấy lượng bán hoặc xuất dùng thực tế, loại giao dịch chuyển kho nội bộ và xử lý nhất quán hàng hoàn. Dùng một quy tắc đơn giá cho mọi mã, chẳng hạn giá vốn bình quân. Với mã mới, ghi chú số tháng hoạt động để tránh so trực tiếp với mã đã bán cả năm.
Xếp theo tỷ trọng lũy kế
Nhân lượng dùng với đơn giá để ra giá trị sử dụng, sau đó xếp giảm dần. Chia giá trị của từng mã cho tổng giá trị, cộng dồn từ dòng đầu. Dùng kết quả để đặt ngưỡng nhóm A, B, C theo khả năng quản lý của kho. Các mốc 80% và 95% có thể dùng làm điểm thử, rồi điều chỉnh theo mức tập trung thực tế và quy mô danh mục.
Ví dụ với bốn mã vật tư
Giả sử một kho có bốn mã với giá trị sử dụng lần lượt là 360, 240, 120 và 80 triệu đồng. Tổng là 800 triệu. Hai mã đầu chiếm 75%, mã thứ ba đưa lũy kế lên 90%. Kho có thể chọn hai mã đầu làm nhóm A, mã thứ ba làm B và mã cuối làm C. Với danh mục nhỏ, ranh giới cần xử lý theo mã nguyên vẹn. Hãy ghi cách phân loại mã vượt mốc để người lập báo cáo kỳ sau có thể làm lại giống nhau.
Bổ sung mức độ thiết yếu trước khi đặt quy tắc
Một gioăng máy rẻ có thể làm dừng cả dây chuyền khi thiếu, dù giá trị sử dụng hằng năm thấp. Thêm cột mức độ thiết yếu với tiêu chí cụ thể như có hàng thay thế hay không, thời gian giao lại và ảnh hưởng tới đơn hàng. Sau đó đặt ngưỡng tồn tối thiểu riêng cho mã trọng yếu. Đây là một quyết định khác với phân nhóm theo giá trị.
- Nhóm A thường cần soát chênh lệch thường xuyên, kiểm tra tồn khả dụng và xác nhận thời gian giao trước các đợt đặt hàng lớn.
- Nhóm B có thể đếm theo lịch vừa phải, ưu tiên khi dự báo biến động hoặc sai lệch tăng.
- Nhóm C có thể quản lý bằng quy tắc đơn giản hơn. Mã thiết yếu vẫn cần mức tồn và người theo dõi riêng.
Giá trị sử dụng giúp ưu tiên nguồn lực, còn mức độ thiết yếu giúp nhận diện mã cần bảo vệ riêng.
Chạy thử trên một nhóm hàng trước
Xuất danh sách mã, lượng dùng và đơn giá từ cùng thời điểm. Đối chiếu 10 mã giá trị lớn với phiếu xuất và định danh sản phẩm. Mã trùng hoặc dùng lẫn đơn vị thùng và cái có thể đảo thứ tự ưu tiên. Khi chốt lịch kiểm đếm, ghi người phụ trách, ngày kiểm và cách xử lý chênh lệch phát hiện được.
Sau một chu kỳ, xem tần suất hết hàng và chênh lệch sổ kho theo từng nhóm. Nếu nhóm A được đếm nhiều nhưng vẫn thiếu, kiểm tra thời gian giao và điểm đặt hàng thay vì tăng tần suất đếm thêm. Nếu nhóm C tồn chậm lâu ngày, tách danh sách hàng chậm luân chuyển để xử lý, vì giá trị sử dụng thấp có thể phản ánh nhu cầu đã giảm.
Xử lý mã mới và mã theo mùa
Mã mới chưa có đủ lịch sử nên tạm xếp theo dự báo lượng dùng và kiểm lại sau khi qua chu kỳ bán đầu tiên. Mã mùa vụ có thể cần cách quản lý khác trong những tuần trước cao điểm, dù tỷ trọng năm thấp. Ví dụ hộp quà có giá trị sử dụng dồn vào hai tháng, lịch đếm và điểm đặt mua có thể cần siết trong khoảng đó. Lưu cả nhóm ABC bình thường và ghi chú thời gian áp dụng ngoại lệ. Khi loại khỏi danh mục, đối chiếu cam kết bảo hành hoặc vật tư thay thế để tránh thiếu linh kiện cho khách cũ.
Tài liệu đọc và phiếu thực hành
Rossetti, Analysis of Inventory Systems. Tải phiếu PDF ở phần Tài liệu đính kèm để làm thử với dữ liệu của doanh nghiệp.
Đọc tiếp Tồn kho tăng trước mùa bán hàng: tình huống điều chỉnh kế hoạch nhập.
Doanh nghiệp đang cần xác định ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để tổng hợp tình hình và chọn việc cần xử lý trước.