Kiểm soát tồn kho trở nên khó hơn khi doanh nghiệp chuẩn bị cho mùa bán hàng nhưng chưa chắc nhu cầu sẽ đến đúng dự báo. Tình huống giả định dưới đây phân tích cách tách hàng theo mục đích giữ, sức bán và lịch sử dụng trước khi quyết định nhập tiếp.

Kiểm kê cần nối số lượng trên kệ với đơn hàng, nhu cầu sử dụng và khả năng tiêu thụ.

Kho đã đầy nhưng mua hàng vẫn muốn nhập thêm

Một doanh nghiệp bán buôn giả định chuẩn bị vào mùa cao điểm. Đội bán hàng kỳ vọng sức mua tăng; nhà cung cấp đề nghị đặt sớm để giữ lịch giao. Trong khi đó, thủ kho báo nhiều mã đã nằm lâu và diện tích trống đang giảm.

Giám đốc ban đầu muốn giảm toàn bộ đơn mua mới để giữ tiền. Nhưng trưởng kinh doanh phản ánh một số mã cần cho các đơn đã nhận. Nếu cắt đồng loạt, công ty có thể thiếu đúng hàng đang cần giao trong khi vẫn giữ những mã bán chậm.

Điểm bắt đầu vì thế là phân loại từng nhóm hàng, không phải đặt một tỷ lệ giảm chung. Đây là tình huống học tập do SMEMONEY biên soạn; mọi số liệu, quyết định và bối cảnh được dùng để minh họa cách phân tích.

Ba nhóm hàng dẫn đến ba câu hỏi khác nhau

Một mã hàng có thể chứa cả phần theo đơn và phần dự phòng. Nếu chỉ dán một nhãn cho toàn bộ mã, doanh nghiệp vẫn có thể đưa ra quyết định nhập chưa đúng. Cần nối lượng hàng cụ thể với căn cứ giữ lượng đó.

Đối chiếu ba lớp dữ liệu trước khi giảm nhập

Đơn hàng và nhu cầu thực hiện

Kiểm tra đơn nào còn hiệu lực, lịch giao đã thống nhất và điều kiện khách nhận. Một yêu cầu hỏi giá chưa tương đương đơn đã xác nhận. Hàng dùng riêng cho khách cần được theo dõi để tránh nhầm với hàng phổ thông có thể chuyển bán.

Hàng thực tế và khả năng sử dụng

Số liệu trên hệ thống cần khớp kiểm kê và tình trạng thực tế. Hàng lỗi, thiếu phụ kiện hoặc chờ kiểm tra chất lượng không có cùng khả năng giao như hàng sẵn sàng. Với hàng có hạn dùng hoặc đặc tính mùa vụ, yếu tố thời gian cần được nhìn riêng.

Thời gian mua và điều kiện nhà cung cấp

Hãy phân biệt đơn chưa đặt, đơn có thể thương lượng tiến độ và nghĩa vụ đã cam kết. Việc điều chỉnh phải căn cứ thỏa thuận; không coi yêu cầu dừng nội bộ là đã được nhà cung cấp chấp nhận. Thời gian bổ sung hàng cũng ảnh hưởng mức dự phòng cần thiết.

Tách hàng theo đơn, dự phòng và chậm luân chuyển giúp chọn phương án nhập và xử lý phù hợp.

Chọn nhịp nhập thay vì chỉ chọn có hoặc không

Trong tình huống này, đội mua hàng có thể trình phương án chia lượng dự kiến thành các đợt nếu nhà cung cấp đồng ý. Đợt tiếp theo được xem xét sau khi có thêm dữ liệu bán và lượng tồn. Cách làm cần tính cả chi phí đặt hàng, vận chuyển và khả năng cung ứng.

Một mã có nhu cầu đều và bổ sung nhanh có thể cần cách nhập khác với nguyên liệu chuyên biệt có thời gian chờ dài. Mục tiêu là giữ khả năng phục vụ trong mức vốn có thể tài trợ, chứ không chạy theo số tồn thấp ở mọi nhóm.

Hàng chậm cần được xử lý theo nguyên nhân

Nếu hàng chưa bán do thiếu thông tin sản phẩm, cần hoàn thiện dữ liệu và cách giới thiệu. Nếu sai quy cách thị trường, cần xem khả năng chuyển kênh hoặc trao đổi phương án với nhà cung cấp. Nếu hàng đã hư hỏng, phải xác nhận tình trạng và xử lý theo quy trình phù hợp.

Giảm giá đồng loạt có thể làm mất lợi nhuận của cả hàng vẫn có sức bán. Việc chuyển hoặc bán xử lý cần có người duyệt, căn cứ giá và cách ghi nhận nhất quán. Phương án thu tiền phải xét khả năng thực hiện, không tự coi mọi hàng tồn là nguồn tiền sắp về.

Cuộc họp tồn kho nên chốt đầu ra nào?

Với từng nhóm trọng yếu, chốt lượng cần giữ, đơn mua được đề nghị điều chỉnh, người trao đổi với nhà cung cấp và ngày đánh giá lại. Đội bán hàng chịu trách nhiệm cập nhật nhu cầu; kho xác nhận tồn và tình trạng; tài chính đặt các khoản chi lên lịch tiền.

Sau mỗi đợt bán, so dự báo với thực tế để biết lệch vì nhu cầu, lịch giao hay dữ liệu. Thông tin này cần quay lại quyết định nhập kế tiếp. Nếu chỉ xử lý kho đầy một lần mà không sửa cách dự báo và đặt hàng, áp lực có thể xuất hiện trở lại.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng một mức tồn tối thiểu cho mọi sản phẩm không?

Nên xem đặc điểm sức bán, độ ổn định nhu cầu, thời gian bổ sung và hậu quả thiếu hàng. Một ngưỡng chung dễ làm dư ở nhóm này nhưng thiếu ở nhóm khác. Doanh nghiệp có thể bắt đầu phân nhóm rồi cải thiện dữ liệu dần.

Tham khảo thêm về liên hệ giữa tồn kho và nguồn lực vận hành tại BDC — Techniques for better cash flow management.

Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về kinh doanh, vốn và quản trị? Anh/chị có thể bắt đầu bằng khảo sát doanh nghiệp miễn phí cùng SMEMONEY. Việc hệ thống lại tình hình hiện tại và nhu cầu thực tế sẽ giúp anh/chị chuẩn bị rõ hơn cho bước trao đổi và lựa chọn hướng xử lý phù hợp.