Dự toán linh hoạt giúp chủ xưởng trả lời câu hỏi sau khi chốt tháng: chi tăng vì làm nhiều hàng hơn hay vì mỗi đơn vị tốn hơn dự kiến? Nếu tháng trước dự kiến 1.000 sản phẩm nhưng thực tế làm 1.200, so chi phí với dự toán cũ dễ khiến cả khoản tiêu hao hợp lý bị xem là vượt chi.
Đếm sản lượng hoàn thành để lập mức chi chuẩn tương ứng với khối lượng thực tế.
Dự toán linh hoạt thay đổi theo yếu tố nào?
Dự toán linh hoạt giữ các giả định về mức chi chuẩn và điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế. Tùy khoản chi, mức hoạt động có thể là số sản phẩm tốt, giờ máy, số lệnh giao hoặc số ca. Xưởng đóng gói có thể dùng số hộp cho vật liệu, số chuyến cho vận chuyển và số ca chạy cho chi phí vệ sinh cuối ca.
Tách định phí, biến phí và khoản tăng theo bậc
- Định phí như tiền thuê xưởng giữ nguyên trong phạm vi sản lượng đang xét.
- Biến phí như nguyên liệu đóng gói thay đổi theo lượng hoạt động. Mức chuẩn cần bao gồm hao hụt thông thường nếu định mức được xây trên thành phẩm đạt.
- Chi phí theo bậc xuất hiện khi vượt ngưỡng, chẳng hạn cần mở thêm ca hoặc thuê thêm xe. Ghi ngưỡng và chi phí phát sinh trên bảng để tránh kéo dài đường chi phí tuyến tính quá mức.
Một công thức cho phạm vi đơn giản
Mức chi linh hoạt = Định phí trong phạm vi + Đơn giá biến phí chuẩn × Mức hoạt động thực tế. Nếu mở thêm ca làm thay đổi định phí, áp mức định phí theo bậc thực sự cần cho sản lượng. Cần thống nhất giả định này trước cuộc họp để mọi bộ phận cùng hiểu đang so với chuẩn nào.
Ví dụ xưởng đóng gói sản xuất thêm 200 hộp
Dự toán đầu tháng là 1.000 hộp, định phí 20 triệu đồng và biến phí chuẩn 35.000 đồng mỗi hộp. Tổng dự toán gốc là 55 triệu đồng. Cuối tháng, xưởng có 1.200 hộp đạt, chi thực tế 65 triệu. So thẳng với dự toán gốc, phần vượt là 10 triệu. Tính lại cho 1.200 hộp, mức chi linh hoạt là 62 triệu, gồm 20 triệu định phí và 42 triệu biến phí.
Vậy 7 triệu đồng chênh lệch đi cùng 200 hộp tăng thêm. Còn 3 triệu là khoản cần rà khi đã quy đổi cùng sản lượng. Tách tiếp biến phí theo nhóm vật tư, giờ làm và hàng lỗi. Nếu giá mua tăng nhưng định lượng đúng, người phụ trách mua cần rà giá. Nếu giá giữ nguyên nhưng hao hụt tăng, dữ liệu theo ca và mã lô hữu ích hơn việc thương lượng lại giá.
Dự toán gốc, dự toán linh hoạt và số thực tế trả lời ba câu hỏi khác nhau.
Lập bảng để dùng lại mỗi tháng
- Chốt đơn vị hoạt động và nguồn lấy sản lượng. Với xưởng có nhiều dòng hàng, tách mã hoặc nhóm có định mức gần nhau.
- Ghi định mức và ngày ban hành. Giữ bản đã dùng để dự toán gốc làm mốc, cập nhật phiên bản mới riêng khi nguyên liệu hay cách làm thay đổi.
- Tính ba cột gồm dự toán gốc, dự toán linh hoạt và số thực tế. Tách phần chênh do khối lượng khỏi phần còn lại cần tìm nguyên nhân.
- Gắn mỗi khoản vượt ngưỡng với một dữ liệu phải xác minh. Chốt người lấy số và ngày rà lại.
Số liệu chỉ so được khi phạm vi giống nhau. Nếu xưởng cộng cả hàng làm lại vào sản lượng mà chi phí chuẩn tính cho hàng đạt, kết quả sẽ che một phần hao hụt. Hãy thống nhất cách xử lý sản phẩm dở dang, hàng loại và chi phí dùng chung trước khi đọc chênh lệch. Khi mới triển khai, chọn một dây chuyền và vài khoản chi chính để chạy thử trước khi đưa vào báo cáo toàn công ty.
Kiểm tra một khoản trước khi quy nguyên nhân
Giả sử trong phần vượt 3 triệu có 2 triệu tiền vật liệu. Lấy số lượng vật tư thực tế nhân với mức giá chuẩn để tách ảnh hưởng giá mua khỏi ảnh hưởng lượng dùng. Tiếp đó, so lượng thực tế với lượng chuẩn cho 1.200 hộp tốt. Nếu bộ phận mua dùng vật liệu chất lượng thấp hơn và giá rẻ hơn, có thể thấy phần giá thuận lợi cùng phần hao hụt bất lợi. Hãy đọc hai phần cạnh nhau và dùng tỷ lệ hàng đạt để quyết định có tiếp tục dùng lô vật tư đó hay không. Một dòng tổng không thể hiện được sự đánh đổi này.
Tài liệu đọc và phiếu thực hành
OpenStax, Lập dự toán linh hoạt. Tải phiếu PDF ở phần Tài liệu đính kèm để làm thử với dữ liệu của doanh nghiệp.
Đọc tiếp Quy trình phê duyệt chi: 5 bước kiểm soát tiền trước khi cam kết.
Doanh nghiệp đang cần xác định ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để tổng hợp tình hình và chọn việc cần xử lý trước.