DSO, hay số ngày thu tiền bình quân, ước tính doanh nghiệp đang giữ bao nhiêu ngày doanh thu bán chịu trong các khoản phải thu. Một nhà phân phối báo doanh số tăng nhưng cần vay thêm để nhập hàng có thể dùng chỉ số này để hỏi đúng câu đầu tiên: tiền về chậm hơn, hay lượng bán chịu tăng khiến số dư công nợ lớn hơn?
Đối chiếu ngày phát hành hóa đơn với thời điểm tiền thực sự về tài khoản.
Cách tính DSO từ sổ công nợ
Chốt kỳ và doanh thu bán chịu
Chọn tháng hoặc quý, rồi lấy doanh thu bán chịu thuần phát sinh trong cùng kỳ. Nếu cửa hàng vừa bán lẻ nhận tiền ngay vừa giao hàng trả sau cho đại lý, tách phần trả sau khỏi doanh thu chung. Dùng toàn bộ doanh thu làm mẫu số sẽ khiến cửa hàng tưởng thu tiền nhanh hơn, dù chính sách và tốc độ thu của nhóm đại lý vẫn như cũ.
Lấy số dư phải thu bình quân
Cách đơn giản là cộng số dư phải thu khách hàng đầu và cuối kỳ rồi chia hai. Nếu xưởng xuất nhiều hóa đơn trong vài ngày cuối tháng, hãy cân nhắc bình quân theo tuần hoặc theo ngày để giảm ảnh hưởng của một mốc chụp số dư. Khi so sánh giữa các kỳ, giữ nguyên cách lấy dữ liệu và phạm vi khách hàng.
Công thức và ví dụ theo quý
DSO = Phải thu bình quân ÷ Doanh thu bán chịu thuần × Số ngày trong kỳ. Giả sử quý có 90 ngày, doanh thu bán chịu 2,7 tỷ đồng, phải thu đầu quý 750 triệu và cuối quý 1,35 tỷ. Bình quân phải thu là 1,05 tỷ, DSO bằng 35 ngày. Mỗi ngày doanh nghiệp bán chịu bình quân 30 triệu đồng. Nếu số ngày giảm từ 35 xuống 30 trong khi tốc độ bán chịu giữ nguyên, chênh lệch tương ứng khoảng 150 triệu đồng phải thu bình quân. Đây là ước tính, còn tiền thu vào tuần nào phải xem lịch thanh toán từng khách.
Khi DSO tăng, đọc bảng tuổi nợ trước
Chia khoản phải thu thành các nhóm chưa đến hạn, quá hạn 1–30 ngày, 31–60 ngày và lâu hơn. Với mỗi nhóm lớn, kiểm tra điều khoản trả tiền, chứng từ giao hàng và trạng thái tranh chấp. Một đơn đủ chứng từ nhưng khách chuyển lịch thanh toán cần cách xử lý khác với đơn còn thiếu biên bản nghiệm thu.
- Nếu phần tăng nằm trong nhóm chưa đến hạn, kiểm tra cơ cấu bán hàng và thời hạn tín dụng của đơn mới.
- Nếu khoản quá hạn tập trung ở một khách lớn, rà hạn mức của khách đó và xác nhận lịch thu cụ thể.
- Nếu khoản nhỏ quá hạn xuất hiện ở nhiều khách, kiểm tra lúc gửi hóa đơn, thông tin thanh toán và người theo dõi.
DSO thấp cũng có thể đi cùng vài khoản lâu ngày khó thu. Chẳng hạn phần bán chịu mới tăng mạnh làm mẫu số lớn, trong khi một khách cũ vẫn nợ quá hạn. Xem đồng thời tỷ trọng quá hạn và danh sách hóa đơn giúp đội tài chính tránh bỏ sót khoản có vấn đề.
Doanh thu bán chịu và công nợ bình quân phải được lấy cùng kỳ khi tính DSO.
Dùng DSO để điều hành cuộc họp thu tiền
Đầu tuần, kế toán chốt danh sách các khoản đến hạn trong 14 ngày tới. Kinh doanh bổ sung ngày khách cam kết chuyển và trở ngại cần gỡ. Chốt ba thông tin cho từng khoản lớn gồm người liên hệ, ngày dự kiến thu và việc cần làm trước ngày đó. Ở kỳ sau, so ngày cam kết với ngày tiền về để nhận ra vấn đề lặp lại.
Đặt mục tiêu theo nhóm khách có điều khoản gần nhau. Một chỉ tiêu chung cho nhóm trả trong 15 ngày và nhóm hợp đồng 60 ngày sẽ dễ kéo cuộc họp sang tranh luận về trung bình. Nếu dữ liệu chưa sạch, bắt đầu với 10 hóa đơn có giá trị lớn nhất rồi mở rộng khi đã thống nhất quy tắc.
Cách xử lý khi dữ liệu bán chịu chưa tách riêng
Xuất hóa đơn theo khách và phương thức thu, rồi gắn nhãn theo điều khoản tại thời điểm bán. Với hóa đơn thu một phần ngay, thống nhất chỉ lấy phần thực sự cho trả sau. So tổng cuối kỳ với sổ cái và đánh dấu các khoản chưa phân loại. Nếu tạm dùng doanh thu thuần làm ước lượng, ghi rõ giả định và chỉ so với các kỳ tính theo cùng cách. Khi đã tách được bán chịu, tạo đường cơ sở mới để so các kỳ sau. Mục đích là nhận diện phần tiền đang bị giữ chứ không phải làm chỉ số giảm trên báo cáo.
Tài liệu đọc và phiếu thực hành
OpenStax, Quản lý khoản phải thu. Tải phiếu PDF ở phần Tài liệu đính kèm để làm thử với dữ liệu của doanh nghiệp.
Đọc tiếp Khách trả chậm 45 ngày: một tình huống lập phương án thu hồi công nợ.
Doanh nghiệp đang cần xác định ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để tổng hợp tình hình và chọn việc cần xử lý trước.