Khách trả chậm có thể làm kế hoạch thanh toán của doanh nghiệp lệch đáng kể. Nhưng cùng một số ngày quá hạn chưa có nghĩa mọi khoản nợ cùng nguyên nhân. Tình huống giả định dưới đây cho thấy vì sao cần mở từng hồ sơ trước khi đưa ra một cách xử lý chung.

Trao đổi công nợ cần đi cùng hồ sơ, người xác nhận và mốc thanh toán cụ thể.

Cuộc họp bắt đầu từ một con số quá hạn

Một công ty phân phối giả định có tổng công nợ 1,2 tỷ đồng đã chậm 45 ngày so với mốc thanh toán đang theo dõi. Kinh doanh cho rằng khách chưa bố trí được tiền; kế toán đề nghị thu ngay toàn bộ vì doanh nghiệp sắp trả nhà cung cấp.

Giám đốc yêu cầu hai bộ phận mở từng khoản, từ hợp đồng, giao nhận đến xác nhận thanh toán. Khi ghép hồ sơ, cả nhóm thấy tổng tiền đang bị giữ bởi ba nguyên nhân khác nhau. Số liệu và diễn biến trong bài phục vụ việc phân tích, không mô tả một khách hàng có thật.

Tách khoản quá hạn theo điều kiện chưa hoàn tất

Bảng phân loại giúp chọn việc tiếp theo; nó chưa tự xác lập kết luận pháp lý về nghĩa vụ của từng khoản. Khi điều kiện hợp đồng hoặc chứng cứ còn chưa rõ, doanh nghiệp cần rà hồ sơ và thẩm quyền xử lý phù hợp.

Ba cách xử lý cần ba đầu mối phối hợp

Khoản thiếu hồ sơ: chốt đúng tài liệu và người nhận

Kinh doanh phối hợp kho tìm bản giao nhận, kiểm tra người ký và gửi theo đúng cách đã thống nhất. Kế toán xác nhận danh mục hồ sơ khách cần và lưu dấu vết bàn giao. Việc gửi thêm một email chung chung chưa chứng minh bên nhận đã có đủ tài liệu để xử lý.

Khoản cần đối chiếu: tách phần thống nhất và phần còn vướng

Nhóm phụ trách tập hợp đơn đặt, phiếu xuất, giao nhận và phản hồi về lượng hàng. Hai bên cần làm rõ nội dung đang khác nhau. Nếu có phần đã thống nhất, việc đề nghị xử lý phần đó phải dựa trên thỏa thuận và điều kiện thực tế, tránh để toàn bộ giao dịch nằm chờ mà không có lý do rõ.

Khoản đã xác nhận: kiểm tra khả năng trả theo mốc

Người phụ trách trao đổi lịch thực hiện với đầu mối có thẩm quyền bên khách. Một mốc trả nên được ghi nhận kèm số tiền, điều kiện và bước cập nhật nếu không thực hiện được. Doanh nghiệp không nên biến lời hứa miệng thành khoản thu chắc chắn trên kế hoạch.

Thiếu hồ sơ, cần đối chiếu và chậm thanh toán là những nguyên nhân cần cách theo dõi riêng.

Đưa kết quả vào lịch tiền theo mức độ chắc chắn

Trong tình huống này, việc bổ sung hồ sơ cho 600 triệu không có nghĩa ngày hôm sau sẽ thu đủ. Cần biết hồ sơ được xác nhận khi nào và quy trình thanh toán tiếp theo. Khoản 400 triệu đang đối chiếu cần được theo dõi riêng; khoản 200 triệu cũng chỉ đưa vào lịch theo căn cứ đã kiểm tra.

Tài chính lập phương án thu theo các mức có căn cứ khác nhau và kiểm tra tác động nếu tiền tiếp tục lùi. Những nghĩa vụ chi đến trước phải có phương án nguồn hoặc lịch điều chỉnh được bên liên quan chấp nhận. Thay ngày trên bảng nội bộ chưa làm thay đổi cam kết với nhà cung cấp.

Nhật ký theo dõi cần giúp người khác tiếp quản được

Mỗi khoản nên có người chịu trách nhiệm, lần trao đổi gần nhất, tài liệu còn thiếu, người xác nhận bên khách và bước tiếp theo. Mốc hẹn phải gắn với bằng chứng cập nhật. Khi nhân viên nghỉ hoặc đổi phụ trách, người tiếp nhận cần hiểu đang vướng ở đâu mà không phải bắt đầu lại từ đầu.

Cuộc họp công nợ nên tập trung vào thay đổi kể từ lần trước: hồ sơ nào đã đủ, phần nào đã thống nhất, cam kết nào chưa thực hiện và quyết định nào cần cấp quản lý. Đọc lại toàn bộ danh sách mà không chốt đầu việc sẽ tiêu tốn thời gian nhưng khó tăng khả năng thu.

Sửa cách nhận đơn mới từ bài học của khoản cũ

Với giao dịch mới chưa cam kết, doanh nghiệp rà lại hạn mức, lịch giao, điều kiện thanh toán và trách nhiệm hoàn thiện chứng từ. Việc thay đổi thực hiện đối với hợp đồng đã ký phải được xem xét theo hợp đồng và quy định áp dụng.

Nếu nhiều khoản chậm vì cùng một loại hồ sơ, cần sửa quy trình giao nhận và bàn giao dữ liệu. Nếu nguyên nhân nằm ở khả năng trả của khách, phải xem lại mức tiếp tục tài trợ bán chịu và cách bảo vệ nguồn lực của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Có cần giao toàn bộ việc thu tiền cho kế toán?

Kế toán có thể tổng hợp và theo dõi, nhưng hồ sơ giao nhận, xác nhận thương mại và quan hệ khách cần sự phối hợp của các vai trò liên quan. Trách nhiệm phải đi cùng thông tin và quyền xử lý trong phạm vi được giao.

Đọc thêm khung quản lý khoản phải thu và vốn vận hành tại BDC — Techniques for better cash flow management.

Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về kinh doanh, vốn và quản trị? Anh/chị có thể bắt đầu bằng khảo sát doanh nghiệp miễn phí cùng SMEMONEY. Việc hệ thống lại tình hình hiện tại và nhu cầu thực tế sẽ giúp anh/chị chuẩn bị rõ hơn cho bước trao đổi và lựa chọn hướng xử lý phù hợp.