Công nợ phải trả là các khoản doanh nghiệp còn có nghĩa vụ thanh toán. Với người điều hành, một tổng số chưa đủ để quyết định. Cần biết khoản nào đến hạn trong tuần, khoản nào đang tranh chấp, khoản nào nếu trễ sẽ làm mất nguồn hàng và dòng tiền nào có thể dùng để trả. Bài này tập trung vào phải trả nhà cung cấp, với ví dụ của một nhà phân phối vật tư.
Giả sử doanh nghiệp có 180 triệu tiền có thể dùng đầu tuần, ba khoản đến hạn hoặc cần xử lý và một khách hẹn chuyển tiền vào thứ Sáu. Nếu duyệt lệnh chi chỉ dựa trên số dư sáng thứ Hai, công ty có thể trả đủ một hóa đơn nhưng thiếu tiền để duy trì hoạt động cuối tuần.
Hóa đơn và lịch thanh toán được xếp theo ngày đến hạn và tình trạng đối soát.
Ghi công nợ phải trả ở cấp hóa đơn
Gắn số dư với chứng từ và thời điểm
Mỗi dòng cần có mã nhà cung cấp, số hóa đơn, số đơn mua, ngày nhận hàng, ngày bắt đầu tính kỳ hạn, ngày đến hạn, số còn phải trả và tiền tệ. Ghi riêng khoản đặt cọc, trả một phần hoặc được giảm sau đối chiếu. Với hóa đơn có nhiều kỳ thanh toán, tách thành nhiều dòng theo hạn. Dữ liệu dễ kiểm hơn khi người xem có thể mở ngược từ dòng thanh toán tới hồ sơ đơn hàng.
Ngày đến hạn thường phụ thuộc điều khoản. “30 ngày” có thể tính từ ngày hóa đơn, ngày nhận đủ hồ sơ hoặc ngày nghiệm thu. Trước khi nhập, xác nhận mốc trong hợp đồng. Nếu có phiếu giao nhiều đợt, kiểm tra việc tính theo từng đợt hay theo ngày hoàn thành toàn bộ. Chênh vài ngày có thể thay đổi thứ tự ưu tiên trong tuần thiếu tiền.
Hạn trả cần có căn cứ hợp đồng hoặc hồ sơ nghiệm thu.
Chia nhóm theo trạng thái và tác động
Đến hạn chưa đồng nghĩa được duyệt trả
Tạo trạng thái “đủ hồ sơ”, “chờ chứng từ”, “đang đối chiếu”, “đã duyệt” và “đã trả”. Khoản đến hạn nhưng đang đối chiếu cần một người xử lý và ngày hẹn. Tránh để trạng thái tranh chấp kéo dài mà bộ phận mua không biết nhà cung cấp đã chặn đơn mới. Với khoản chắc chắn phải trả, dự phòng tiền theo hạn dù chứng từ đang đi qua các bước phê duyệt.
Ưu tiên theo hậu quả thực tế
Phân loại nhà cung cấp theo khả năng thay thế và ảnh hưởng tới đơn hàng. Một hóa đơn 45 triệu từ nguồn duy nhất có thể quan trọng hơn khoản 90 triệu từ nhà cung cấp có thể thỏa thuận thêm vài ngày. Xem cả lịch trễ trước đó, điều khoản phạt và khả năng mất chiết khấu. Quyết định trì hoãn cần người có quyền xác nhận và phải thông tin trước cho đối tác.
Thứ tự trả tiền cần cả ngày đến hạn, trạng thái hồ sơ và tác động tới vận hành.
Đọc thêm Vốn lưu động và chu kỳ tiền.
Ví dụ lập lịch trả trong hai tuần
Tuần một, hóa đơn A 90 triệu đến hạn thứ Ba, hóa đơn B 45 triệu đến hạn thứ Năm và đang tranh chấp 10 triệu, chi cố định cần trả trong tuần là 65 triệu. Tiền đầu tuần 180 triệu. Nếu trả A và chi cố định, còn 25 triệu. Trả thêm 35 triệu phần không tranh chấp của B sẽ thiếu 10 triệu trước khi khách chuyển tiền. Nếu công ty đặt ngưỡng 20 triệu tiền đệm, phần cần bù trước khi trả B là 30 triệu.
Khách dự kiến trả 70 triệu thứ Sáu. Lập hai kịch bản theo ngày. Nếu tiền về đúng, số còn lại sau khi chi 35 triệu cho B là 60 triệu. Nếu khách dời sang tuần hai, doanh nghiệp cần thống nhất phương án trước thứ Năm. Có thể đề nghị B chấp nhận trả 35 triệu thứ Sáu hoặc tách đợt trả với xác nhận rõ phần đang đối chiếu. Chỉ đưa khoản thu vào cột chắc chắn khi có căn cứ phù hợp.
Sang tuần hai có khoản C 55 triệu. Trường hợp tiền thứ Sáu đã về và không có khoản khác, sau khi chi C còn 5 triệu, dưới ngưỡng đệm. Nhờ nhìn hai tuần, đội mua có thể rà thời điểm nhập lô kế tiếp thay vì để quyết định dồn vào sáng ngày đến hạn.
Ghi khoản thu dự kiến theo ngày và tính lại tiền đệm sau mỗi lần chi.
Tính giá trị của chiết khấu thanh toán sớm
Giả sử hóa đơn 100 triệu cho phép trả 98 triệu ngày thứ 10, hoặc trả đủ ngày thứ 30. Khoản tiết kiệm là 2 triệu, đổi lấy việc dùng 98 triệu sớm hơn 20 ngày. So với số tiền chi sớm, tỷ lệ khoảng 2,04% trong 20 ngày. Đây là cách nhìn cho một giao dịch, trước các chi phí và điều kiện khác. Nếu doanh nghiệp có thể giữ đủ tiền cho nghĩa vụ quan trọng, chiết khấu có thể đáng xem xét. Nếu phải dùng khoản vay hoặc chịu phí thanh toán, đưa phí và lịch tiền vào cùng phép so.
Kiểm tra điều khoản xác nhận ngày trả theo thời điểm chuyển hay thời điểm bên bán nhận tiền. Với kỳ nghỉ hoặc ngân hàng xử lý chậm, tránh lập lệnh sát hạn nếu cần hưởng chiết khấu. Sau khi trả, yêu cầu đối chiếu số còn lại để phần giảm không tiếp tục xuất hiện trong sổ tháng sau.
Quyết định dựa trên lợi ích và số dư sau khi chi.
Đọc thêm Các bước phê duyệt chi.
Đọc tuổi nợ cùng ngày chi thực tế
Phân nhóm chưa đến hạn, quá hạn đến 7 ngày, từ 8 đến 30 ngày và lâu hơn tùy nhu cầu. Giữ cột ngày dự kiến thanh toán riêng với ngày đến hạn hợp đồng. Nếu khoản đã hẹn lại, đừng xóa ngày gốc. Cần thấy doanh nghiệp đang kéo dài kỳ trả bao nhiêu ngày và tình trạng có lặp ở một nguồn cung hay không.
Chỉ tiêu số ngày phải trả bình quân có thể dùng để so xu hướng. Công thức quản trị thường lấy phải trả thương mại bình quân chia cho mua chịu trong kỳ rồi nhân số ngày. Nếu không có số mua chịu, một số phân tích dùng giá vốn làm đại diện. Ghi rõ giới hạn, vì giá vốn và mua trong kỳ khác nhau khi tồn kho biến động. Một số ngày cao có thể do điều khoản tốt hoặc do nhiều khoản đã trễ. Đọc cùng tuổi nợ và phản hồi của nhà cung cấp.
So quy mô khoản chi theo từng ngày đến hạn, đơn vị triệu đồng.
Chốt lịch thanh toán bằng một quy trình ngắn
Sáng thứ Hai, kế toán xuất danh sách đến hạn 14 ngày. Bộ phận mua xác nhận khoản tranh chấp và nhà cung cấp quan trọng. Thủ quỹ hoặc tài chính cập nhật số tiền có thể dùng và lịch thu. Người có thẩm quyền phê duyệt thứ tự trả. Sau khi ngân hàng ghi nợ, lưu chứng từ và đánh dấu số dư còn lại. Với thay đổi số tài khoản nhận tiền, xác minh qua kênh liên hệ đã có trước khi tạo lệnh.
Cuối tuần, so kế hoạch với thực tế theo ba mốc. Khoản nào phải lùi, lý do nào lặp lại và tuần nào thiếu tiền đệm? Nếu thiếu hồ sơ kéo dài, sửa bước giao nhận hoặc đối chiếu thay vì đẩy việc sang bộ phận thanh toán. Nếu phải thương lượng lại ngày trả thường xuyên, mở rộng dự báo thêm vài tuần và đối chiếu chu kỳ thu khách. Như vậy lịch công nợ trở thành công cụ giữ hàng về đều và bảo vệ khả năng trả đúng hẹn.
Mỗi khoản trả cần có căn cứ, ngày thực hiện và người chịu trách nhiệm.
Khi số công nợ giữa hai bên không khớp
Lấy mốc chốt giống nhau rồi đối chiếu từng hóa đơn và giao dịch thanh toán. Nếu bên bán ghi đủ hóa đơn còn bên mua đã trừ khoản trả hàng, kiểm tra phiếu trả và chứng từ điều chỉnh đang ở bước nào. Nếu ngân hàng đã trừ tiền nhưng bên bán chưa nhận, giữ khoản chênh trong danh sách theo dõi với ngày, số lệnh và người xác minh. Mỗi chênh lệch phải có một lý do tạm thời và mốc xử lý. Việc ghi “chưa rõ” mà thiếu người phụ trách thường khiến chênh lệch quay lại mỗi kỳ.
Với hóa đơn B trong ví dụ, biên bản đối chiếu nên ghi số ban đầu 45 triệu, phần hai bên thống nhất 35 triệu và phần 10 triệu đang xem lại theo lô giao. Bên mua cần ghi rõ chứng từ nào chứng minh lô thiếu và thời điểm bên bán trả lời. Sau khi người có thẩm quyền chốt, cập nhật lại hạn và số phải trả dựa trên thỏa thuận hoặc hồ sơ điều chỉnh. Nếu đã thanh toán 35 triệu, kiểm tra số tiền đó được gắn đúng hóa đơn và không còn hiện như khoản cần trả toàn bộ.
Giữ một đường kiểm tra từ sổ đến ngân hàng
Đặt mã tham chiếu cho từng lần chuyển khoản. Khi một lệnh trả nhiều hóa đơn, lưu bảng phân bổ từng phần. Nếu một hóa đơn được trả qua nhiều lần, lưu số còn lại và ngày đến hạn cho từng phần đã thống nhất. Trước khi khóa sổ, người rà lấy mẫu các khoản đã trả nhưng vẫn hiện quá hạn và các khoản lớn chưa có lịch chi. Cách làm này thường phát hiện hóa đơn gắn nhầm nhà cung cấp hoặc bị nhân đôi khi cùng một tài liệu đến từ email và bản giấy.
Nguồn đọc thêm
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.