Chi phí cố định giữ nguyên trong một khoảng hoạt động và thời gian nhất định. Tiền thuê một xưởng có thể giữ nguyên khi sản lượng tăng từ 8.000 lên 10.000 hộp. Nếu vượt công suất và buộc thuê thêm ca, doanh nghiệp bước sang mức chi phí khác. Phân biệt hai tình huống giúp người quản lý tránh nhận thêm đơn nhìn có lãi trên từng sản phẩm nhưng không đủ bù khoản chi mới.
Bài dùng ví dụ xưởng bao bì. Số liệu là giả định để thử cách đọc, tính theo triệu đồng nếu không ghi đơn vị khác.
Công suất dự phòng ở khu sản xuất quyết định thời điểm doanh nghiệp phải tăng thêm chi phí theo bậc.
Phân biệt chi phí cố định, biến đổi và theo bậc
Hỏi khoản tiền thay đổi khi điều gì thay đổi
Tiền thuê xưởng theo hợp đồng thường giữ nguyên trong thời hạn và diện tích đã thuê. Tiền giấy để làm hộp thường tăng theo lượng tiêu thụ. Tiền thuê thêm một tổ đóng gói có thể nhảy từ 0 lên 18 triệu khi doanh nghiệp quyết định mở ca. Một khoản điện có thể gồm phí duy trì và phần trả theo điện dùng. Đặt từng khoản vào nhóm dựa trên điều khoản và dữ liệu, thay vì dựa vào tên tài khoản.
Hãy xác định khoảng hoạt động. Nếu xưởng có thể làm tối đa 10.000 hộp trong một ca, tiền thuê và lương quản lý ca có thể không đổi từ 7.000 đến 10.000. Nếu làm 12.000, mô hình cũ chỉ còn phù hợp nếu có công suất dự phòng thật. Kiểm tra thời gian đổi mã, hàng lỗi và lịch bảo trì trước khi ghi mức tối đa.
Mỗi nhóm cần một quy tắc riêng khi lập dự toán.
Tính số dư đảm phí trước khi mở thêm ca
Ví dụ một đơn 3.000 hộp
Xưởng đang có kế hoạch 9.000 hộp. Ca hiện tại làm được 10.000 hộp đạt chuẩn. Khách hỏi 3.000 hộp giao cùng kỳ. Giá bán mỗi hộp 18.000 đồng, biến phí tăng thêm 12.000 đồng, số dư đảm phí là 6.000 đồng mỗi hộp. Nếu nhận đủ, phần đóng góp là 18 triệu đồng. Mở thêm ca làm phát sinh 20 triệu tiền tổ phụ và kiểm hàng. Phần còn lại giảm 2 triệu trước các khoản phát sinh khác.
Nếu có thể giao tách và khách nhận 1.000 hộp trong kỳ, phần này dùng công suất còn trống và đóng góp 6 triệu, với giả định không phát sinh khoản chi bậc mới. Nếu khách bắt buộc nhận trọn lô, xét báo giá cao hơn, thay lịch, thuê ngoài phần vượt hoặc từ chối. Mỗi lựa chọn cần đối chiếu mức chất lượng, điều khoản giao và dòng tiền.
Đơn hàng cần bù chi phí của bậc công suất mới, đơn vị triệu đồng.
Đọc thêm Dự toán linh hoạt theo sản lượng.
Xác định ngưỡng để thử phương án
Tại mức số dư đảm phí 6.000 đồng, số lượng thêm để bù 20 triệu chi mở ca là 3.334 hộp khi làm tròn lên. Số này được tính cho phần sản lượng phát sinh so với kế hoạch ban đầu. Nếu ca mới chỉ phục vụ tối đa 2.500 hộp ngoài công suất sẵn có, cả phương án có thể chưa đủ bù ở giá hiện tại. Kiểm tra phần sản lượng có thể chạy ở ca cũ và số đơn khác có khả năng lấp ca mới.
Giữ lượng 3.000 hộp, biến phí 12.000 và chi mở ca 20 triệu. Giá tăng thêm cần đóng góp khoảng 6.667 đồng mỗi hộp, nên giá minh họa tối thiểu khoảng 18.667 đồng để bù chi phí gia tăng. Nếu còn phí vận chuyển hoặc tỷ lệ lỗi, cộng vào trước khi chốt. Mức giá này là ngưỡng nội bộ của tình huống, chưa tính mục tiêu lợi nhuận hay mức khách sẵn sàng trả.
Ngưỡng thay đổi theo sản lượng, biến phí và khoản chi bậc mới.
Lập bảng chi phí theo dải công suất
Ghi bậc hiện tại và bậc tiếp theo
Tạo một dòng cho mỗi dải. Ví dụ dải tới 10.000 hộp dùng tổ hiện tại. Dải từ 10.001 đến 13.500 hộp cần thuê tổ phụ theo kỳ. Trên cùng bảng, ghi công suất đạt chuẩn, ngày có thể bắt đầu, khoản cam kết tối thiểu và điều kiện dừng. Nếu chi phí phát sinh theo tuần, tính theo tuần. Không chia đều một cam kết tháng cho mọi ngày khi quyết định chỉ có một đơn chạy ngắn.
Tách khoản đã cam kết khỏi khoản có thể tránh
Tiền thuê xưởng tháng này thường đã cam kết dù có nhận đơn mới hay không. Khi so quyết định nhận đơn, chú ý các khoản thay đổi do quyết định. Với việc đóng một địa điểm sau khi hết hợp đồng, phạm vi thời gian dài hơn và khoản thuê có thể thay đổi. Ghi mốc ra quyết định để giữ đúng số chi phí liên quan. Cùng một khoản tiền có thể cố định trong bài toán tháng và có thể điều chỉnh trong bài toán năm.
Cập nhật bảng công suất trước khi duyệt đơn vượt ngưỡng.
Đọc thêm Điểm hòa vốn và số dư đảm phí.
So thuê ngoài với tự mở ca
Giả sử 1.000 hộp dùng ca cũ. Phần 2.000 hộp còn lại có báo giá thuê ngoài 15.500 đồng mỗi hộp đã gồm phần việc tương đương, nhưng chưa gồm 1,5 triệu tiền kiểm và vận chuyển riêng. Đóng góp 1.000 hộp nội bộ là 6 triệu. Đóng góp 2.000 hộp thuê ngoài là 2.000 nhân 2.500, bằng 5 triệu. Trừ 1,5 triệu, phương án tạo 9,5 triệu theo giả định. So với tự mở ca làm giảm 2 triệu, thuê ngoài có thể hợp lý nếu đối tác đáp ứng thời hạn, quy cách và điều kiện thanh toán.
Chạy thử một kịch bản có 5% phần thuê ngoài phải làm lại. Tính thêm giá trị làm lại, thời điểm giao và khả năng khách trả hàng. Nếu không có dữ liệu chất lượng, làm lô thử hoặc xin bằng chứng đối với mã tương tự. So khoản chênh kỳ vọng với rủi ro giao hàng trước khi chốt. Đưa người chịu trách nhiệm nghiệm thu vào quyết định để không chỉ so báo giá.
Thời hạn và tiêu chuẩn đầu ra quyết định phương án nào thực sự khả thi.
Dùng bảng trong báo giá và họp điều hành
Chốt hai đầu vào mỗi tuần là công suất còn trống theo ngày và giá gia tăng theo ca. Khi bán hàng có yêu cầu lớn, chuyển mã hàng và lịch giao cho sản xuất tính phút tại công đoạn giới hạn. Một đơn 1.000 hộp có thể dùng nhiều thời gian hơn dự kiến nếu phải đổi khuôn nhiều lần. Nên quy đổi theo giờ hoặc phút của công đoạn đó trước khi quyết định chỉ bằng số hộp.
Sau khi giao, đối chiếu số dư đảm phí dự kiến với kết quả. Tách biến động do giá, hàng lỗi, phí thuê ngoài và chi phí ca thực tế. Nếu nhiều đơn nhỏ cùng cần một ca mới, ghi điều kiện để gộp đơn, như cùng quy cách và ngày giao. Nếu một ngưỡng thường xuyên bị vượt, so lại lựa chọn thuê theo kỳ, tuyển bổ sung hoặc sửa lịch. Đặt ngưỡng dựa trên dữ liệu mới thay vì giữ con số cũ vì đã dùng trong bảng năm trước.
Dấu hiệu cần sửa giả định của dải công suất
Nếu ca cũ ghi 10.000 hộp nhưng bốn tuần gần nhất chỉ đạt quanh 9.200, hỏi vì sao. Có thể một mã mới dùng nhiều thời gian đổi khuôn hoặc thiếu người kiểm. Rà số sản phẩm đạt sau làm lại, rồi cập nhật dải theo điều kiện hiện tại. Trước khi nâng kế hoạch, phân công người xác nhận sản lượng thử và xác định số ngày đo. Một bảng công suất đáng tin sẽ giúp cả tài chính và sản xuất biết đơn nào thật sự kéo doanh nghiệp sang bậc chi phí mới.
Gắn ngưỡng chi phí với điều kiện thực tế của từng đơn.
Xử lý trường hợp nhiều đơn dùng cùng một ca mới
Đo tổng đóng góp của các đơn được xác nhận
Một đơn 3.000 hộp đóng góp 18 triệu. Nếu có thêm một đơn 800 hộp cùng quy cách, cũng đóng góp 6.000 đồng mỗi hộp và nằm trong công suất bậc mới, tổng đóng góp là 22,8 triệu. Trừ 20 triệu mở ca, còn 2,8 triệu trước chi phí khác. Điều kiện quan trọng là đơn 800 hộp có căn cứ đủ chắc chắn. Nếu mới là báo giá, hãy đưa nó vào kịch bản thay vì cộng vào phương án cơ sở.
Nhìn thời điểm thu tiền cũng có thể thay đổi kết luận. Nếu hai khách trả sau 30 ngày còn xưởng phải ứng tiền vật liệu và trả lương ca trong tuần, phần đóng góp dương chưa trả lời câu hỏi tiền có đủ. Tạo một bảng riêng theo tuần để tính mức hụt và khoản dự phòng cần giữ. Với đơn có thể đặt cọc, xác nhận số tiền, ngày nhận và điều kiện hoàn trước khi đưa vào lịch thu.
Giữ khả năng quay lại bậc thấp hơn
Khi ca thêm phát sinh từ đơn mùa vụ, kiểm tra thời hạn cam kết tối thiểu với người lao động thuê ngoài, đơn vị gia công và kho. Chi phí có thể tiếp tục sau khi doanh thu của đợt cao điểm kết thúc. Khi ký, cần biết điều kiện dừng, thời gian báo trước và chi phí chuyển lại dây chuyền. Lập một ngày đánh giá trước mốc gia hạn. Nếu sản lượng chắc chắn kỳ sau giảm, bảng sẽ chỉ rõ giá trị của việc giảm công suất sớm và ai cần chốt lịch với các bên.
Nguồn đọc thêm
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.