Một doanh nghiệp có lãi 180 triệu đồng trong quý nhưng tiền gửi lại giảm 110 triệu đồng. Muốn biết tiền đi đâu, mở báo cáo lưu chuyển tiền tệ và lần lượt đọc ba dòng tiền từ kinh doanh, đầu tư và tài chính. Báo cáo này giúp nối tiền đầu kỳ với tiền cuối kỳ, phân biệt tiền khách thực trả với khoản doanh nghiệp vay thêm và tìm việc cần kiểm tra ngay sau khi chốt sổ.
Ví dụ xuyên suốt là một nhà phân phối thiết bị. Số liệu giả định tính bằng triệu đồng. Cách phân tích phục vụ quản trị nội bộ. Khi lập báo cáo chính thức, kế toán cần dùng biểu mẫu và chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp trong kỳ.
Đối chiếu sổ tiền với chứng từ thu, chi trước khi giải thích mức tăng hoặc giảm tiền cuối kỳ.
Đọc từ tiền đầu kỳ đến tiền cuối kỳ
Xác nhận phạm vi trước khi so
Chốt kỳ kế toán và xem dòng tiền đang bao gồm tiền mặt, tiền gửi và những khoản tương đương tiền nào. Một tài khoản chưa dùng được hoặc số dư dùng để bảo đảm nghĩa vụ có thể cần thuyết minh riêng. Nếu đang hỏi có bao nhiêu tiền trả nhà cung cấp tuần sau, hãy rà thêm giới hạn sử dụng và lịch chuyển tiền. Đây là câu hỏi thanh khoản trong thời gian tới, còn báo cáo lưu chuyển giải thích biến động đã xảy ra.
Lấy số tiền đầu kỳ cộng lưu chuyển thuần ba nhóm rồi đối chiếu với tiền cuối kỳ. Nếu có ảnh hưởng do thay đổi tỷ giá với tiền và tương đương tiền bằng ngoại tệ, kiểm tra dòng điều chỉnh tương ứng. Một phép thử đơn giản là so tiền đầu kỳ với báo cáo cuối kỳ trước. Nếu lệch, xác minh chính sách trình bày, khoản điều chỉnh hoặc cách lấy dữ liệu trước khi phân tích tỷ lệ.
Đối chiếu biến động của ba nhóm với số dư tiền cuối kỳ.
Phân biệt ba nhóm lưu chuyển
Kinh doanh phản ánh tiền từ hoạt động thường xuyên
Tiền khách thanh toán và tiền doanh nghiệp trả nhà cung cấp, người lao động thường là các dòng lớn trong nhóm kinh doanh. Một khoản bán chịu có thể đã nằm trong doanh thu nhưng chưa tạo dòng tiền. Đến khi khách chuyển khoản, tiền mới xuất hiện trong nhóm kinh doanh. Ngược lại, doanh nghiệp trả tiền mua một lô hàng trước khi hàng bán hết thì tiền đã rời tài khoản dù phần hàng chưa bán còn nằm trong tồn kho.
Đầu tư và tài chính trả lời hai câu hỏi khác
Dòng đầu tư giúp tìm tiền đã dùng để mua tài sản dài hạn hoặc tiền thu khi bán tài sản. Dòng tài chính giúp nhận diện vốn góp, tiền vay và hoàn trả gốc. Cách phân loại một số khoản, chẳng hạn lãi hoặc cổ tức, cần đối chiếu chính sách và chuẩn áp dụng. Để rà quản trị, đánh dấu các giao dịch có bản chất khác hoạt động bán hàng thường xuyên và kiểm tra chúng với chứng từ thay vì dựa vào tên tài khoản ngân hàng.
Ba nhóm cho thấy tiền đến từ hoạt động nào.
Đọc thêm Mối liên hệ giữa ba báo cáo tài chính.
Đọc phương pháp trực tiếp và gián tiếp
Trực tiếp bắt đầu bằng từng khoản thu, chi
Trong ví dụ, nhà phân phối thu khách 1.470, trả nhà cung cấp 1.050 và chi lương, vận hành cùng các khoản kinh doanh khác 480. Dòng tiền kinh doanh thuần là âm 60. Bảng này hữu ích khi đối chiếu với sổ tiền. Nếu số thu thấp, có thể lần tới từng khách. Nếu chi tăng, có thể tách tiền nhập hàng, vận chuyển và các khoản chi định kỳ để tìm khoản lớn nhất.
Gián tiếp đi từ kết quả kế toán đến tiền
Một bảng quản trị minh họa lấy lãi 180, cộng khấu hao 40 vì khoản này chưa phải tiền ra trong kỳ, trừ phải thu tăng 220, trừ tồn kho tăng 90 và cộng phải trả tăng 30. Kết quả cũng là âm 60. Trong thực tế, chọn điểm xuất phát và các dòng điều chỉnh theo mẫu áp dụng. Kiểm tra thêm thuế, giao dịch phi tiền tệ và khoản thuộc đầu tư hoặc tài chính để tránh phân loại trùng.
Hãy đọc chiều biến động theo bối cảnh. Phải thu tăng có thể do bán nhiều cuối kỳ hoặc do khách trả muộn. Tồn kho tăng có thể chuẩn bị cho đơn đã có hoặc tích hàng chậm bán. Chỉ sau khi xem bảng tuổi nợ và mã hàng mới biết khoản nào cần hành động.
Các điều chỉnh giải thích chênh lệch giữa 180 triệu đồng lãi và 60 triệu đồng tiền ra ròng.
Ví dụ đọc một quý tiền giảm 110 triệu
Doanh nghiệp đầu quý có 400 triệu. Dòng kinh doanh âm 60. Doanh nghiệp mua máy kiểm thử 180 và bán thiết bị cũ thu 20, nên dòng đầu tư âm 160. Trong quý nhận vay 200 và trả gốc 90, dòng tài chính dương 110. Tiền cuối quý là 290, bằng 400 trừ 60, trừ 160 rồi cộng 110.
Một câu hỏi dễ bỏ qua là nếu chưa có khoản vay 200 thì tiền cuối quý sẽ còn bao nhiêu. Với các biến khác như ví dụ, con số là 90 triệu. Mức đó cần đặt cạnh lịch lương, tiền mua vật tư và số dư tối thiểu công ty muốn duy trì. Nhờ tách khoản vay, người duyệt nhìn thấy rằng tiền vay đã bù một phần tiền thiếu từ kinh doanh và đầu tư.
Nếu khoản mua máy là kế hoạch một lần, dòng đầu tư âm có thể giảm ở quý sau. Dòng kinh doanh âm do thu chậm cần giải thích riêng. Với dự án đầu tư, mở thêm bảng dự kiến tiền tiết kiệm hoặc tiền tăng thêm từ máy mới. Nếu máy chưa hoạt động đủ, xác định mốc đưa vào vận hành và dữ liệu cần thu trước khi kết luận.
Khoản vay giúp bù tiền ra từ kinh doanh và mua thiết bị trong ví dụ, đơn vị triệu đồng.
Đọc thêm Cách tính số ngày thu tiền từ công nợ.
Tìm nguyên nhân từ dữ liệu kế toán
Rà phải thu và hàng tồn kho trước
Với khoản phải thu tăng 220, tách hóa đơn vừa lập khỏi hóa đơn đã đến hạn. Chọn các hóa đơn lớn, kiểm tra điều khoản, biên bản giao nhận, ngày khách hẹn chuyển và người theo dõi. Nếu doanh nghiệp vừa đổi điều khoản cho một nhóm khách, so tỷ lệ quá hạn của nhóm đó với nhóm có kỳ hạn cũ. Giữ kỳ so sánh tương đồng để tránh nhầm một tháng cao điểm với sự suy giảm chất lượng thu tiền.
Với tồn kho tăng 90, lập danh sách mã và ngày nhập. Gắn từng lô với đơn đã có, dự báo bán hoặc mức dự phòng. Một lô chưa có đầu ra sẽ được xử lý khác với lô khách đã đặt nhưng chưa đến ngày giao. Thêm tuổi tồn và tiền phải trả của lô đó để thấy doanh nghiệp vừa giữ tiền ở hàng, vừa có khoản đến hạn với nhà cung cấp hay chưa.
Đọc dòng tài chính cùng lịch nợ
Mở bảng nợ để kiểm tra số giải ngân, số trả gốc và ngày phải trả tiếp theo. Nếu quý nào cũng cần tiền vay để trả chi thường kỳ, tách nhu cầu vốn mùa vụ khỏi phần thiếu kéo dài. Ví dụ một đơn kéo 60 ngày và tiền về theo hợp đồng tạo nhu cầu khác với trường hợp biên lợi nhuận thấp liên tục. Kiểm tra lịch tiền tương lai trước khi quyết định hạn mức mới.
Chọn báo cáo chi tiết theo nguồn biến động lớn nhất.
Biến báo cáo thành lịch kiểm tra hằng tháng
Đầu tiên, chốt ngày nhận bảng và người xác nhận số tiền. Tiếp theo, lập một hàng cho ba biến động lớn nhất so với tháng trước hoặc kế hoạch. Mỗi hàng cần số tiền, căn cứ, nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và ngày kiểm tra lại. Một hàng có thể là “110 triệu khách A, quá hạn 14 ngày, đang chờ xác nhận đối chiếu, trưởng nhóm bán hàng xác nhận lịch chuyển trước thứ Năm”.
Khi đối chiếu số tiền, rà chuyển khoản giữa tài khoản của cùng doanh nghiệp để tránh đếm thành hai giao dịch hoạt động. Nếu có khoản mua tài sản trả góp hoặc nhận tài sản nhưng chưa chi tiền, kiểm tra cách trình bày khoản phi tiền tệ và theo dõi lịch trả riêng. Kiểm tra giao dịch sát ngày khóa sổ vì lệch ngày ghi sổ và ngày ngân hàng báo có có thể làm hai bảng khác nhau.
Chốt báo cáo bằng hai câu hỏi. Trong kỳ, tiền giảm do điều gì và khoản nào có thể lặp lại? Trong các tuần tới, tuần nào tiền có thể xuống dưới ngưỡng? Bảng lưu chuyển giúp trả lời câu đầu. Lịch thu chi theo tuần với ngày nhận tiền, lịch trả nợ và các khoản bắt buộc giúp trả lời câu sau. Khi hai tài liệu được dùng cùng nhau, người phụ trách có thể nối nguyên nhân đã thấy với một hành động có hạn chót.
Kết thúc buổi rà bằng khoản tiền, người xử lý và ngày cần xác nhận.
Đọc thêm vài kỳ để phân biệt lặp lại và đột biến
Đặt quý hiện tại cạnh cùng quý năm trước và hai quý liền kề. Nếu doanh nghiệp nhập hàng theo mùa, chênh lệch so quý liền kề thường phản ánh cả nhịp nhập và nhịp giao hàng. Ghi dấu các kỳ có mua máy, góp vốn hoặc thanh lý để không đọc một khoản bất thường như xu hướng. Khi dòng kinh doanh đã âm nhiều kỳ, hãy phân nhóm nguyên nhân theo khoản đã đảo chiều, khoản có hạn xử lý và khoản chưa có phương án. Với ví dụ nhà phân phối, nếu phải thu tăng vì một hóa đơn sẽ về đầu quý sau, kiểm tra tiền về thật và theo dõi thêm thay vì giả định toàn bộ chênh lệch tự đảo. Một bản ghi ngắn về giả định giúp cuộc họp sau quay lại đúng câu hỏi.
Nguồn đọc thêm
IAS 7 về báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.