5S là gì và vì sao nhiều khu vực lại bừa sau một tuần dọn? 5S là cách tổ chức nơi làm việc để người thực hiện dễ lấy, dùng, trả và phát hiện bất thường. Mục tiêu của một đợt thử có thể là tìm được bộ dưỡng kiểm trong 25 giây, chứ không chỉ có ảnh bàn làm việc đẹp hơn. Bài này dùng một bàn lắp ráp dùng chung giữa hai ca làm ví dụ.
Bảng treo dụng cụ và khay có vị trí cố định giúp người làm ca sau nhận ra món bị thiếu.
Hiểu năm bước bằng công việc thực tế
Sàng lọc và sắp xếp
Sàng lọc giúp phân biệt thứ cần dùng thường xuyên, thứ hiếm dùng và thứ cần xác minh trước khi bỏ hoặc chuyển kho. Cho đồ chưa rõ vào khu chờ có người duyệt và hạn. Với dụng cụ có mã tài sản, hồ sơ chất lượng hoặc điều kiện an toàn, hỏi người quản lý trước khi di chuyển. Một dụng cụ hiếm dùng vẫn có thể phải giữ gần nếu cần khi xảy ra sự cố.
Sắp xếp đặt vật theo trình tự thao tác, tần suất và điều kiện bảo quản. Đặt dụng cụ dùng mỗi sản phẩm trong tầm tay. Tách nhóm ít dùng nhưng xác định vị trí rõ. Dùng đường viền hoặc hình thật để người ca sau nhìn ra món bị thiếu. Với đồ sắc, nặng hoặc có yêu cầu kiểm định, chọn vị trí theo tiêu chuẩn an toàn trước khi tối ưu vài giây lấy đồ.
Sạch sẽ, chuẩn hóa và duy trì
Làm sạch để nhìn ra rò rỉ, hao mòn và chi tiết bị lệch. Gắn việc lau và kiểm với công đoạn đã có. Chuẩn hóa bằng ảnh trạng thái đúng, số lượng và lịch kiểm. Duy trì bằng việc người dùng tự kiểm đầu ca, trả đồ cuối ca và sửa chuẩn khi cách làm thay đổi. Mỗi bước dựa trên một thói quen nhỏ có thể lặp lại.
Điểm kiểm của mỗi bước cần gắn với thao tác trong ca.
Đo điểm xuất phát trước khi dời đồ
Chọn một khu có lỗi tìm đồ, kiểm nhầm hoặc mất thời gian bàn giao. Đừng chọn phạm vi cả xưởng khi chưa thống nhất mẫu kiểm. Quan sát năm đến mười lượt lấy một dụng cụ tương tự ở từng ca. Ghi thời gian từ lúc người thực hiện bắt đầu tìm đến lúc cầm đúng đồ. Ghi cả lượt phải hỏi người khác và lượt tìm nhầm. Nếu chỉ đo người sắp xếp khu vực, dữ liệu thường không phản ánh trải nghiệm của người ca sau.
Ví dụ tám lượt có thời gian 32, 35, 40, 45, 55, 60, 75 và 90 giây. Trung vị là 50 giây. Đặt mục tiêu xuống dưới 25 giây và không có lượt lấy nhầm trong phạm vi thử. Giữ nhiệm vụ tương tự khi đo sau. Khi thời gian khác nhau do mã hàng hoặc vị trí người đứng, ghi điều kiện để không so hai thao tác không tương đương.
Chọn điểm bắt đầu và kết thúc giống nhau trước và sau thử.
Đọc thêm Dùng PDCA để giảm lỗi lặp lại.
Tổ chức vị trí theo luồng thao tác
Đặt đồ theo tần suất và kiểm soát nhầm
Vẽ ba vùng trước khi lắp kệ. Vùng trong tầm tay dành cho dụng cụ dùng thường xuyên. Vùng gần dành cho đồ dùng theo lô. Vùng lưu riêng dành cho đồ ít dùng hoặc cần kiểm soát. Đánh nhãn ngắn theo cách người dùng gọi và bổ sung mã nếu nhiều mẫu giống nhau. Với dưỡng kiểm dùng theo mã, đặt ngăn khác hình hoặc màu, nhưng giữ mã đọc được nếu một người khó phân biệt màu.
Đánh dấu giới hạn số lượng khay và vị trí trả. Nếu có hai bộ dưỡng giống nhau, ghi bộ nào đang gửi hiệu chuẩn, bộ nào được phép dùng. Sắp xếp giúp nhận ra dụng cụ vắng mặt, còn trạng thái chất lượng cần bằng chứng riêng. Sau khi dời đồ, nhờ người ít quen khu vực thử lấy và trả. Nếu họ vẫn hỏi, sửa nhãn hoặc vị trí trước khi chụp ảnh chuẩn.
Khu vực đặt đồ phụ thuộc cách dùng và yêu cầu an toàn.
Dùng vệ sinh để phát hiện bất thường
Chọn thời điểm phù hợp, ví dụ ba phút cuối ca. Ghi điểm cần xem như bề mặt giữ mẫu, đường đi dây và ngăn trả đồ. Khi lau thấy dầu, vụn lạ hoặc dây lỏng, ghi sự kiện và báo người có trách nhiệm. Không tự can thiệp vào máy, điện hoặc hóa chất khi chưa có quy trình an toàn. Mục tiêu là nhìn thấy dấu hiệu sớm và đưa đúng người đến xử lý.
Nếu công việc tạo bụi hoặc phoi, tìm nguồn và thời điểm phát sinh. Một bàn luôn bẩn ở cùng chỗ có thể do bố trí khay hoặc thao tác tạo phế liệu. Đo số lần lau phát sinh và xem có thể đặt thùng đúng điểm rơi hay đổi cách gom. Vệ sinh thường xuyên giúp nhận ra vấn đề, còn giảm nguồn phát sinh giúp nhóm giữ chuẩn dễ hơn.
Điểm kiểm giúp phát hiện và chuyển việc đúng người.
Đọc thêm Tìm công đoạn nghẽn trong sản xuất.
Chuẩn hóa bằng một ảnh và vài điều dễ kiểm
Chụp khu sau khi đã thử lấy trả. Đặt ảnh tại nơi dùng và ghi ngày, phiên bản. Gắn tối đa vài điểm cần kiểm, chẳng hạn đủ hai dưỡng đúng mã, khay lỗi trống, dụng cụ trả đúng ô và đường đi không bị chắn. Viết điểm nào đạt bằng hình hoặc số để ca sau tự kiểm được. Không yêu cầu mọi góc bàn giống nhau nếu sự khác biệt không ảnh hưởng chất lượng hay thời gian.
Sau đợt thử, đo lại với nhiệm vụ tương đương. Ví dụ trung vị giảm từ 50 xuống 22 giây. Kiểm tra có phát sinh thời gian trả đồ dài hơn không và lỗi lấy nhầm còn xuất hiện ở ca nào. Nếu thời gian lấy giảm 28 giây nhưng trả thêm 20 giây, mức tiết kiệm cho cả chu kỳ còn 8 giây. Đây là lý do cần đo từ đầu đến cuối.
Các số minh họa là trung vị theo giây, cần đo lại bằng thao tác tương đương.
Duy trì sau ngày dọn và chọn lúc mở rộng
Tuần đầu, người phụ trách xem hai ca có hiểu ảnh chuẩn và đường trả đồ không. Tuần hai, theo dõi lỗi lặp và hỏi vì sao thao tác bị bỏ qua. Có thể vị trí mới đẹp nhưng xa điểm cần dùng, hoặc khay quá chật. Sửa layout theo thao tác và cập nhật ảnh cùng lúc. Nếu chỉ nhắc nhân viên mà khó thao tác vẫn còn, khu vực dễ quay lại trạng thái cũ.
Sau 30 ngày, đánh giá thời gian lấy trả, số lượt lấy nhầm và khả năng ca mới dùng được. Nếu giữ được kết quả, dùng cách đo cho khu tiếp theo. Khu khác có thể cần nhãn hoặc khay khác. Giữ nguyên logic chọn mục tiêu và đo, rồi để người làm tại khu đó thử bố trí phù hợp.
Mở rộng sau khi cách sắp xếp đã đứng vững trong công việc thật.
Một cách xử lý khi nhiều người dùng chung
Nếu dụng cụ cần mang sang chỗ khác, tạo thẻ báo ai đang giữ và giờ dự kiến trả. Vị trí trống nhìn thấy từ xa sẽ giúp ca sau hỏi đúng người. Với dụng cụ có hạn hiệu chuẩn, gắn trạng thái tách biệt khỏi thẻ mượn. Khi thêm người mới, cho họ tự lấy một bộ và tìm điểm trả trước khi hướng dẫn. Ghi chỗ họ ngập ngừng. Một lần thử như vậy thường chỉ ra nhãn khó hiểu hoặc hình chuẩn thiếu góc nhìn. Sau khi sửa, đo lại đúng thao tác để biết thay đổi có đáng giữ không.
Dùng ảnh hiện trạng để xác định sai lệch, không chấm người
Giả sử ca ngày dùng khu đúng ảnh, ca tối thường đặt hai bộ dưỡng vào chung một ngăn. Trước khi nhắc người thực hiện, hỏi ca tối có thay mã thường xuyên hơn hay cần chuyển dụng cụ tới bàn khác. Nếu hai mã thường chạy nối tiếp và khay riêng để quá xa, bố trí một chỗ chờ cạnh điểm đổi mã có thể giúp. Đặt số lượng tối đa và yêu cầu trả về vị trí chuẩn sau lô. Thử qua vài ca rồi xem tỷ lệ đặt sai có giảm và người sau có tìm đúng không.
Để người kiểm chấm giống nhau, viết mô tả cụ thể cho trạng thái đạt. Ví dụ “ô A có đúng bộ mã 12, ô B có đúng bộ mã 18 hoặc có thẻ đang mượn”. Khi thấy đồ sai ngăn, ghi một dòng, hỏi tác vụ trước đó và tìm cách sửa. Không dùng điểm thấp để suy luận người làm thiếu trách nhiệm nếu chưa biết điều kiện thực tế. Nếu cùng lỗi xảy ra nhiều lần, thay vị trí, kích thước khay hoặc cách gắn nhãn rồi đo lại.
Thử 5S ở khu hồ sơ văn phòng
Chọn một nhóm chứng từ dùng thường xuyên, chẳng hạn biên bản giao nhận của tháng. Tách bản cần tra mỗi ngày khỏi tài liệu đã lưu. Thống nhất cấu trúc tên có ngày, mã đơn và phiên bản. Đặt một chỗ lưu bản đã ký để đội bán không gửi nhầm bản nháp. Đo thời gian từ lúc người khác hỏi tới khi tìm đúng file. Đối chiếu quy định lưu và quyền truy cập trước khi dọn bản giấy hoặc file cũ. Cùng cách đo có thể áp dụng ở khu hồ sơ mà không cần bê nguyên sơ đồ của xưởng.
Nguồn đọc thêm
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.