Quản trị là quá trình phối hợp con người và nguồn lực để đạt mục tiêu của tổ chức. Một khung nhập môn thường dùng gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Hiểu bốn chức năng này giúp người đọc phân biệt việc đặt mục tiêu, bố trí thực hiện và đánh giá kết quả.

Công việc quản trị kết nối mục tiêu, nguồn lực và cách phối hợp giữa những người cùng thực hiện.

Quản trị giải quyết vấn đề gì?

Khi nhiều người cùng thực hiện một công việc, kết quả không tự xuất hiện chỉ vì từng người đều cố gắng. Cần thống nhất hướng đi, phân bổ nguồn lực, phối hợp hành động và biết khi nào phải điều chỉnh. Đó là cách nhìn cơ bản về quản trị trong hoạt động của tổ chức.

Bài này dùng khung quản trị hoạt động, tương ứng với management trong giáo trình nhập môn. Khái niệm này có phạm vi khác với quản trị công ty theo nghĩa corporate governance, vốn tập trung vào cơ chế định hướng, giám sát và quan hệ giữa các chủ thể quản trị.

Bốn chức năng căn bản

Hoạch định: lựa chọn mục tiêu và cách đạt mục tiêu

Hoạch định trả lời tổ chức muốn đạt trạng thái nào và dự kiến đi tới đó bằng cách gì. Một mong muốn như “phục vụ khách tốt hơn” cần được làm rõ bằng đầu ra, điều kiện thực hiện và cách nhận biết tiến bộ.

Principles of Management, mục 17.1 của OpenStax trình bày kế hoạch qua mục tiêu và hành động, đồng thời nhấn mạnh việc cập nhật khi điều kiện thay đổi. Lập kế hoạch vì vậy không đồng nghĩa cố giữ mọi giả định ban đầu.

Tổ chức: sắp xếp nguồn lực và quan hệ công việc

Tổ chức làm rõ ai thực hiện phần nào, phối hợp với ai, có quyền và nguồn lực gì. Sơ đồ chức danh chỉ phản ánh một phần; điều cần hiểu là các phần việc liên hệ ra sao để tạo kết quả chung.

Lãnh đạo: tạo định hướng và sự phối hợp của con người

Lãnh đạo bao gồm việc truyền đạt mục tiêu, hỗ trợ người thực hiện, tạo động lực và xử lý vướng mắc trong quan hệ làm việc. Có quyền giao việc chưa tự bảo đảm người khác hiểu hoặc có điều kiện làm đúng.

Kiểm soát: so sánh kết quả và điều chỉnh

Kiểm soát là xác định chuẩn, theo dõi thực tế, nhận diện chênh lệch và thực hiện điều chỉnh phù hợp. Chức năng này cần thông tin đáng tin và cách giải thích nguyên nhân, thay vì chỉ tìm một người chịu lỗi khi con số chưa đạt.

Khung trách nhiệm quản lý được giới thiệu tại OpenStax, mục 1.3 về đặc điểm công việc của nhà quản lý.

Nhìn bốn chức năng qua một ví dụ

Giả sử một xưởng đóng gói muốn giảm đơn giao trễ. Đây là ví dụ học tập do SMEMONEY xây dựng, không phải kết quả triển khai của một khách hàng.

Nếu người quản lý chỉ yêu cầu “làm nhanh hơn” mà chưa kiểm tra vật tư, lịch máy và cam kết bán hàng, vấn đề có thể lặp lại. Nếu chỉ bổ sung báo cáo nhưng không có quyền điều chỉnh, bộ phận theo dõi sẽ biết trễ mà chưa giúp thay đổi được kết quả.

Bốn chức năng quản trị liên hệ với nhau qua thông tin phản hồi và việc điều chỉnh hoạt động.

Các chức năng liên hệ theo vòng phản hồi

Bốn chức năng là một khung phân tích, không phải bốn phòng ban hay bốn bước luôn kết thúc lần lượt. Trong khi kiểm tra kết quả, người quản lý có thể phát hiện mục tiêu chưa phù hợp và quay lại hoạch định. Khi tổ chức thực hiện, họ có thể nhận ra cần giải thích lại mục tiêu hoặc hỗ trợ thêm kỹ năng.

Trong xưởng giả định, dữ liệu có thể cho thấy nhóm hàng cá nhân hóa thường chậm vì chờ khách xác nhận mẫu. Lúc này, chỉ tăng người đóng gói chưa xử lý được điểm nghẽn. Cần xem lại bước xác nhận, cách hứa ngày giao và người theo dõi điều kiện đầu vào.

Hiệu quả và hiệu suất cần được phân biệt

Hiệu quả hướng tới việc đạt đúng mục tiêu; hiệu suất quan tâm mối quan hệ giữa kết quả và nguồn lực sử dụng. Một nhóm xử lý rất nhanh nhiều đơn chưa cần giao có thể hoạt động năng suất ở một khâu nhưng chưa phục vụ đúng ưu tiên chung.

Khi học quản trị, nên luôn đặt hai câu hỏi: tổ chức đang cố đạt điều gì và nguồn lực được dùng như thế nào. Chỉ nhìn một phía dễ dẫn đến tối ưu bộ phận trong khi kết quả chung chưa cải thiện.

Câu hỏi tự kiểm tra

Người chủ ít nhân sự có cần đủ bốn chức năng?

Một người có thể thực hiện nhiều chức năng. Dù chưa chia phòng ban, họ vẫn phải chọn mục tiêu, sắp xếp việc, phối hợp người và kiểm tra kết quả. Quy mô nhỏ làm hình thức đơn giản hơn, không xóa các câu hỏi quản trị cơ bản.

Tài liệu đọc miễn phí

OpenStax — Principles of Management, của David S. Bright và Anastasia H. Cortes, cung cấp giáo trình đọc trực tuyến miễn phí bằng tiếng Anh. Người mới có thể bắt đầu với chương 1 rồi đọc chương 17 về hoạch định và kiểm soát.

Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về kinh doanh, vốn và quản trị? Anh/chị có thể bắt đầu bằng khảo sát doanh nghiệp miễn phí cùng SMEMONEY. Việc hệ thống lại tình hình hiện tại và nhu cầu thực tế sẽ giúp anh/chị chuẩn bị rõ hơn cho bước trao đổi và lựa chọn hướng xử lý phù hợp.