Quản lý dự án ở doanh nghiệp nhỏ thường khó vì người tham gia còn phải làm công việc hằng ngày. Một dự án lắp dây chuyền có thể mất thêm một tuần khi mặt bằng chưa bàn giao, một bộ gá mới được yêu cầu hoặc người nghiệm thu vắng. Ba bảng ngắn giúp xử lý phần lớn tình huống này là phạm vi, lịch phụ thuộc và danh sách quyết định. Bài dùng ví dụ lắp trạm đóng gói trong một xưởng nhỏ.
Nhóm triển khai kiểm tra mặt bằng để nhận diện điều kiện phải hoàn thành trước khi lắp thiết bị.
Viết phạm vi bằng sản phẩm có thể nghiệm thu
Đặt ranh giới và người duyệt ngay đầu dự án
Ghi đầu ra “một trạm đóng gói lắp xong, chạy thử 300 sản phẩm và bàn giao hướng dẫn cho hai ca”. Tách điều được bao gồm như máy, vị trí lắp, đào tạo và chạy thử. Ghi điều nằm ngoài đợt này, chẳng hạn kết nối dữ liệu với phần mềm kho. Nếu cả hai bên hiểu “trạm hoạt động” theo cách khác, dự án dễ nhận thêm việc sát bàn giao.
Chọn người nghiệm thu và mô tả bằng chứng. Có thể dùng số sản phẩm đạt, giới hạn lỗi, tài liệu bàn giao và thời gian chạy liên tục. Xác định cách đo và loại sản phẩm dùng thử. Khi người nghiệm thu thay đổi, chuyển cả tiêu chí và hồ sơ, để người mới không đặt tiêu chuẩn khác sau khi lắp xong.
Viết điều kiện nghiệm thu trước khi đặt lịch.
Tách dự án thành công việc và phụ thuộc
Đặt thứ tự theo điều kiện có thật
Giả sử A khảo sát mặt bằng mất 2 ngày, B sửa điện mất 3 ngày sau A, C chế tạo đồ gá mất 4 ngày sau A, D lắp trạm mất 2 ngày sau khi cả B và C xong, E chạy thử mất 1 ngày sau D. Không cần xếp B và C nối tiếp nếu hai đội đủ người và có thể làm song song. Xác minh ca, ngày nghỉ, người có quyền giao mặt bằng và thiết bị cần dùng để lịch phản ánh khả năng thực hiện.
Đường A–B–D–E dài 8 ngày. Đường A–C–D–E dài 9 ngày. Theo giả định không có hạn chế nguồn lực khác, 9 ngày là thời gian sớm nhất của dự án. D bắt đầu khi cả điện và đồ gá sẵn sàng, nên C đang nằm trên đường găng. B có một ngày dư theo mạng phụ thuộc này. Nếu cùng một kỹ thuật viên vừa sửa điện vừa làm đồ gá, lịch song song có thể không khả thi và cần tính lại.
Đường dài nhất trong ví dụ là 9 ngày và chưa tính dự phòng.
Đọc thêm Tổ chức họp điều hành hằng tuần.
Đo tiến độ bằng đầu ra đã xác nhận
Thay phần trăm cảm tính bằng mốc kiểm
Thay “đồ gá xong 80%” bằng danh sách bản vẽ duyệt, gia công xong, kiểm kích thước và giao tới xưởng. Mỗi mốc có ngày dự kiến, tình trạng và bằng chứng. Nếu người làm đã gia công nhưng chưa có dụng cụ kiểm, dự án cần thấy ngay điều kiện chưa đủ. Khi cập nhật, ghi ngày hoàn thành dự báo cùng bước đang chờ thay vì chỉ đổi trạng thái sang đỏ.
Phân biệt thời lượng làm với thời gian chờ. Một việc kiểm mất hai giờ nhưng chỉ có lịch vào thứ Sáu có thể kéo dự án thêm vài ngày. Đưa lịch hẹn vào bảng phụ thuộc và giữ người xác nhận. Với công việc thuê ngoài, thống nhất mốc xác nhận trung gian và ảnh hoặc biên bản cần gửi. Nhờ đó, đội dự án nhìn thấy trễ trước ngày dự kiến nhận.
Mỗi hàng ghi công việc phải xong trước khi hàng đó bắt đầu.
Xử lý yêu cầu phát sinh bằng một phiếu thay đổi
Giữa ngày thứ tư, bộ phận bán đề nghị thêm bộ gá cho mẫu hộp khác. Kỹ thuật dự kiến thêm hai ngày nếu làm cùng đợt. Người quản lý ghi lý do, phần công việc thay đổi, chi phí và tác động lên nghiệm thu. Nếu C kéo dài từ bốn lên sáu ngày, lịch tối thiểu tăng từ 9 lên 11 ngày khi các điều kiện khác giữ nguyên. Kiểm tra việc này có ảnh hưởng ngày giao của khách nào không.
Đưa ra lựa chọn có thể duyệt. Có thể giữ ngày cũ và đưa mẫu thứ hai vào giai đoạn sau. Có thể chấp nhận lùi ngày để nghiệm thu cả hai mẫu. Cũng có thể làm đồ gá thứ hai song song nếu có nguồn lực và kiểm chất lượng phù hợp. Người yêu cầu cần thấy đánh đổi cụ thể. Sau khi duyệt, cập nhật lịch, chi phí, tiêu chí và người liên quan. Một tin nhắn đồng ý riêng lẻ không đủ nếu cả đội vẫn dùng bảng lịch cũ.
Thay đổi ở công việc găng đi thẳng vào ngày hoàn thành nếu chưa có biện pháp bù.
Đọc thêm Phân quyền và giao việc rõ người.
Giữ nhịp họp mà không làm chậm công việc
Họp ngắn theo ba nhóm. Việc vừa xong và có bằng chứng gì? Việc nào chờ người hoặc điều kiện? Quyết định nào cần chốt trong 24 giờ? Ghi việc, người và giờ cập nhật. Tránh đọc toàn bộ bảng nếu người tham gia đã xem trước. Thông báo ngay ngoài cuộc họp khi có rủi ro đối với đường găng, an toàn hoặc ngày bàn giao.
Đặt mốc “được bắt đầu” cho từng việc quan trọng. Với D, điều kiện là điện được kiểm và đồ gá đạt kích thước. Một đội có thể chuẩn bị dụng cụ trước, nhưng không nên ghi công việc lắp đã bắt đầu nếu vẫn thiếu điều kiện. Sử dụng phần thời gian dư ở B có chủ đích. Nếu chuyển người của B sang C để bù lịch, tính lại B có trở thành đường găng hay không.
Xử lý theo ảnh hưởng tới phần việc sau và ngày bàn giao.
Bàn giao và giữ dấu vết thay đổi
Trước nghiệm thu, đọc lại tiêu chí cùng người ký. Ghi kết quả chạy thử, lỗi cần sửa, ai theo dõi và khi nào được coi là đóng. Nếu có mục chấp nhận có điều kiện, nêu điều kiện bằng văn bản và tránh ghi hoàn tất toàn bộ. Bàn giao hướng dẫn vận hành, điểm kiểm an toàn, thông tin bảo hành và tài liệu cấu hình cho người thật sự sử dụng.
Sau dự án, so ngày dự kiến với ngày thực và ghi chỗ lệch nhiều nhất. Nếu chậm do giao mặt bằng, lần sau lập mốc xác nhận trước khi đặt lịch lắp. Nếu lỗi đến từ phạm vi, sửa mẫu phiếu thay đổi. Lưu bản gốc và bản đã duyệt mới nhất. Khi cần giải thích chi phí, hai bản cho biết vì sao lịch và nguồn lực khác lúc bắt đầu.
Bàn giao rõ người dùng, điều kiện và việc còn mở.
Kiểm tra nguồn lực trước khi cam kết ngày
Hãy đặt lịch dự án cạnh lịch bảo trì, đơn cần giao và ca nghỉ. Một người có thể là chủ việc ở ba dòng nhưng chỉ có vài giờ rảnh trong ngày. Nếu phát hiện trùng, chốt ưu tiên với người quản lý của họ. Khi thiếu dữ liệu, lập hai phương án lịch theo mức nguồn lực và nói rõ mức nào đã được xác nhận. Cập nhật cả ngày sớm nhất và ngày cam kết để nhóm không dùng lẫn một dự báo với lời hứa với khách.
Đặt dự phòng vào chỗ có thể theo dõi
Tách lịch tối thiểu khỏi lịch hứa với khách
Chín ngày trong ví dụ là lịch tính từ mạng phụ thuộc và thời lượng đã ước lượng. Trước khi hứa, xem điều có thể làm chậm. Ví dụ lô đồ gá phụ thuộc một đơn vị, người nghiệm thu chỉ có hai khung giờ và thử máy cần vật tư của khách. Chọn mức dự phòng dựa trên rủi ro đã thấy. Không cộng một ngày vào mọi việc nếu người thực hiện không biết ngày đó dành cho điều gì. Có thể giữ hai ngày ở mốc bàn giao, kèm điều kiện dùng khi một rủi ro cụ thể xảy ra. Theo dõi phần đã dùng để biết bao nhiêu dư địa còn lại.
Khi C báo trễ một ngày, người quản lý tính lại đường găng và báo tác động tới ngày dự kiến. Nếu còn dự phòng, ghi còn bao nhiêu và phương án giữ. Nếu dùng hết, chuyển quyết định lên người duyệt để đổi lịch, thêm nguồn lực hoặc giảm phạm vi có kiểm soát. Ghi ngày khách cần biết. Việc thông báo muộn có thể làm họ không kịp đổi lịch ca hoặc chuẩn bị đầu vào.
Kiểm chi phí cùng tiến độ
Đặt cột ngân sách đã duyệt, chi đã cam kết và chi thực tế. Một khoản chưa chuyển tiền nhưng đã đặt có thể không còn khả năng hủy. Khi phát sinh đồ gá thứ hai, thêm chi vật liệu, công gia công và thời gian chạy thử. Nếu dùng kỹ thuật nội bộ thay vì thuê ngoài, ghi công việc nào phải dời để nhường thời gian. Quyết định có thể hợp lý dù chi tiền thêm thấp, nhưng chi phí cơ hội cần được nhìn thấy.
Ở ngày thứ năm, nếu lịch đã dùng một nửa thời gian nhưng chỉ có khảo sát hoàn tất, hỏi phần việc nào chờ và điều kiện nào đã xác nhận. Không suy ra tỷ lệ hoàn thành từ ngày đã trôi qua. Đưa một mốc thực hiện và một mốc duyệt lên bảng cho tuần tới, rồi kiểm lại khi có bằng chứng mới.
Nguồn đọc thêm
PMI về phương pháp đường găng.
Doanh nghiệp đang cần chọn ưu tiên về vốn, kinh doanh hoặc quản trị? Thực hiện khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để rà lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.