Đơn hàng lớn cần vốn có thể là cơ hội tăng trưởng, đồng thời làm lộ khoảng thiếu giữa tiền phải chi và tiền khách trả. Tình huống giả định dưới đây cho thấy vì sao người điều hành cần kiểm tra cả lịch thực hiện và nguồn tài trợ trước khi chốt một giao dịch có vẻ hấp dẫn.

Nguyên liệu, sản xuất và hàng chờ giao có thể cần vốn trước khi doanh nghiệp nhận được tiền từ khách.

Bán được hàng nhưng chưa có đủ nguồn thực hiện

Một xưởng giả định nhận đề nghị cung cấp lô hàng trị giá 3 tỷ đồng. Phần chi trực tiếp dự kiến là 2,4 tỷ; khách đề nghị thanh toán sau 30 ngày kể từ khi nhận đủ hàng. Nhà cung cấp nguyên liệu yêu cầu 1,2 tỷ lúc đặt và 1,2 tỷ trước giao.

Sau khi giữ nguồn cho nghĩa vụ đang có, công ty chỉ có 0,8 tỷ được bố trí cho đơn này. Đội kinh doanh nhìn thấy chênh lệch 0,6 tỷ giữa giá bán và chi trực tiếp nên muốn nhận ngay. Tuy nhiên, chênh lệch đó còn phải trang trải chi phí khác và chưa tự tạo ra tiền để mua nguyên liệu.

Các con số được đơn giản hóa để phân tích; đây không phải hồ sơ giao dịch có thật hay dự báo lợi nhuận sau mọi chi phí và thuế.

Mở lịch tiền trước khi bàn chuyện vay thêm

Nếu toàn bộ 2,4 tỷ phải chi trước khi có khoản thu đầu tiên và chưa xét chi phí khác, phần nguồn còn thiếu là 1,6 tỷ. Ngày thiếu thực tế phải được xác định bằng lịch chi chi tiết. Nhận diện khoảng thiếu không đồng nghĩa doanh nghiệp bắt buộc phải vay đúng số đó.

Ba hướng cần được xem xét cùng nhau

Thương lượng lại điều kiện với khách

Công ty có thể trao đổi về khoản ứng trước, chia mốc giao và thanh toán theo phần hoàn thành nếu phù hợp nhu cầu của khách. Điều kiện mới chỉ trở thành căn cứ lập kế hoạch khi được các bên thống nhất đủ rõ; không tự điền một khoản ứng trước chưa được đồng ý.

Kiểm tra khả năng chia nhịp mua và sản xuất

Nếu quy trình cho phép, nhập nguyên liệu theo đợt có thể làm nhu cầu vốn khác với nhập toàn bộ ngay đầu kỳ. Cần kiểm tra giá, phí vận chuyển, năng lực máy và yêu cầu giao của khách. Chia đợt trên bảng tính nhưng nhà cung cấp hoặc dây chuyền không thực hiện được sẽ không giải quyết được khoảng thiếu.

Đánh giá nguồn tài trợ và phương án trả

Nguồn bổ sung cần có điều kiện, thời hạn và căn cứ trả phù hợp. Một cuộc trao đổi sơ bộ với bên tài trợ chưa phải nguồn đã sẵn sàng. Tài chính cần kiểm tra ngày có thể sử dụng, chi phí và tác động nếu khoản thu của khách bị lùi.

Đặt lịch chi và lịch thu theo từng mốc giúp nhìn rõ giai đoạn cần ứng vốn của đơn hàng.

So phương án bằng nhiều tiêu chí

Ban điều hành nên đặt các lựa chọn cạnh nhau: giữ đề nghị ban đầu, thương lượng chia mốc, điều chỉnh lượng nhận hoặc thay tiến độ. Với mỗi phương án, chỉ ra phần vốn cần ứng lớn nhất, thời gian phải giữ nguồn, hiệu quả sau các chi phí dự kiến và điều kiện có thể làm phương án không thực hiện được.

Ví dụ, chia giao có thể làm giảm lượng vốn phải ứng cùng lúc nhưng tăng chi vận chuyển. Khách ứng trước có thể hỗ trợ nguồn thực hiện, đồng thời tạo nghĩa vụ giao hàng mà công ty vẫn phải bảo đảm. Không nên chọn chỉ theo một chỉ tiêu thuận lợi.

Điều kiện để giám đốc quyết nhận đơn

Trước khi cam kết, cần xác nhận năng lực thực hiện, quy cách, lịch giao, hồ sơ nghiệm thu, điều kiện thu và nguồn cho các khoản chi trọng yếu. Phần tiền dành cho đơn mới phải được nhìn cùng lịch lương, công nợ và nghĩa vụ của các đơn đang chạy.

Nếu còn thiếu điều kiện quan trọng, người duyệt có thể yêu cầu hoàn tất trước khi ký hoặc chọn một quy mô phù hợp hơn. Việc điều chỉnh giao dịch đã cam kết phải được xử lý theo hợp đồng và quy định liên quan; một quyết định nội bộ chưa tự sửa nghĩa vụ với khách.

Theo dõi sau khi đã nhận đơn

Cần đối chiếu tiến độ mua, sản xuất, giao và tiền theo các mốc đã duyệt. Khi khách đổi quy cách hoặc phát sinh công việc, cập nhật tác động tới chi phí và lịch thu trước khi đồng ý. Bộ phận tài chính không nên chỉ nhận thông tin sau khi nguồn lực đã được dùng thêm.

Một bản theo dõi chung giúp kinh doanh, sản xuất và mua hàng cùng nhìn các điều kiện mở đường cho bước tiếp theo. Người phụ trách cần báo sớm khi một mốc có nguy cơ lùi để công ty còn khả năng thương lượng và bố trí lại.

Câu hỏi thường gặp

Đơn có chênh lệch giá bán tốt thì có thể bỏ qua lịch tiền?

Hiệu quả dự kiến và khả năng tài trợ trả lời hai câu hỏi khác nhau. Cần đủ nguồn thực hiện trong từng giai đoạn, đồng thời kiểm tra chi phí và rủi ro có thể làm kết quả thay đổi.

Tham khảo cách lập và cập nhật dự báo tại BDC — Plan your cash flow in the coming year.

Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về kinh doanh, vốn và quản trị? Anh/chị có thể bắt đầu bằng khảo sát doanh nghiệp miễn phí cùng SMEMONEY. Việc hệ thống lại tình hình hiện tại và nhu cầu thực tế sẽ giúp anh/chị chuẩn bị rõ hơn cho bước trao đổi và lựa chọn hướng xử lý phù hợp.