Khi doanh nghiệp lớn lên, chủ doanh nghiệp thường thấy việc gì cũng quay về mình. Vẽ thêm phòng ban có thể chưa giải quyết được vấn đề nếu quyền quyết định và cách phối hợp vẫn mơ hồ. Hiểu các dạng cơ cấu tổ chức giúp chọn cách phân chia công việc phù hợp với quy mô và chiến lược.
Cách tổ chức cần hỗ trợ sự phối hợp giữa chuyên môn, sản phẩm và nhu cầu của khách hàng.
1. Cơ cấu tổ chức giải quyết bài toán gì?
Cơ cấu xác định cách nhóm công việc, phân bổ trách nhiệm và nối các bộ phận. Nó thể hiện một phần ai báo cáo cho ai, nhưng còn liên quan cách thông tin và quyết định đi qua tổ chức. Sơ đồ đẹp chưa đủ nếu người làm không biết phải phối hợp thế nào khi một việc đi qua nhiều nhóm.
Phân công và phối hợp cần được nhìn cùng nhau
Chuyên môn hóa giúp nhân viên làm sâu một nhóm việc. Đồng thời, sự chia nhỏ tạo nhu cầu kết nối. Bán hàng, kế hoạch, sản xuất và tài chính có thể đều làm đúng phần riêng nhưng kết quả chung vẫn chậm nếu thông tin bàn giao thiếu hoặc tiêu chí ưu tiên khác nhau.
Sơ đồ không thay thế mô tả quyền quyết định
Một người nằm cao hơn trên sơ đồ chưa trả lời hết ai được duyệt thay đổi giá, ai quyết lịch giao hoặc ai xử lý ngoại lệ. Các quyết định quan trọng cần được mô tả bằng trách nhiệm và phạm vi rõ, cùng quy trình phù hợp.
2. Cơ cấu theo chức năng
Nhóm người theo chuyên môn
Các nhóm thường xoay quanh chức năng như kinh doanh, vận hành, tài chính và nhân sự. Cách tổ chức này giúp phát triển chuyên môn, thống nhất phương pháp và dùng nguồn lực chung. Nó có thể phù hợp khi danh mục hoạt động còn tương đối tập trung.
Điểm nghẽn thường nằm giữa các phòng
Mỗi chức năng có thể tối ưu mục tiêu riêng trong khi khách cần một kết quả xuyên suốt. Muốn giảm tình trạng đó, cần xác định đầu mối cho công việc đi qua nhiều phòng, thông tin bàn giao và cách giải quyết xung đột ưu tiên.
Ví dụ một đơn hàng cần giao gấp
Kinh doanh muốn nhận để giữ khách; sản xuất đang đủ lịch; tài chính cần xem điều kiện thanh toán. Cơ cấu chức năng không tự tạo đáp án. Công ty cần một cách phối hợp cho quyết định có tác động đồng thời đến doanh thu, công suất và tiền.
3. Cơ cấu theo bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh
Nhóm theo sản phẩm, khu vực hoặc nhóm khách
Khi các hoạt động có đặc điểm khác nhau, công ty có thể tổ chức các đơn vị tập trung vào từng thị trường hoặc dòng sản phẩm. Người phụ trách gần hoạt động hơn, thuận lợi cho việc phản ứng với nhu cầu riêng và nhìn trách nhiệm kết quả của một đơn vị.
Đổi lại là nhu cầu quản lý phần dùng chung
Nếu mỗi đơn vị tự có đầy đủ chức năng, có thể xuất hiện công việc trùng hoặc tiêu chuẩn khác nhau. Ban điều hành cần xác định phần nào phân cấp, phần nào dùng chung và cách so sánh kết quả. Không nên chỉ tách tên đơn vị trong khi quyền và dữ liệu vẫn chưa rõ.
Sơ đồ tổ chức chỉ hữu ích khi quyền quyết định và các điểm bàn giao được làm rõ.
4. Cơ cấu ma trận
Kết hợp hai chiều trách nhiệm
Ma trận kết nối chuyên môn với chiều dự án, sản phẩm hoặc mục tiêu khác. Một nhân sự có thể vừa thuộc nhóm chuyên môn vừa tham gia dự án. Mục đích là dùng năng lực qua nhiều yêu cầu mà vẫn giữ phát triển chuyên môn.
Hai chiều quản lý cần quy tắc giải quyết xung đột
Nếu quản lý chuyên môn và quản lý dự án cùng giao việc gấp, nhân viên cần biết ai thống nhất ưu tiên. Ma trận đòi hỏi trao đổi, quyền hạn và cơ chế phân bổ nguồn lực rõ. Thêm hai đường báo cáo mà thiếu các điều kiện này có thể làm người làm việc bị kéo giữa các yêu cầu.
Ma trận không mặc nhiên hiện đại hơn
Một công ty nhỏ có ít dự án có thể chỉ cần đầu mối phối hợp xuyên phòng. Chọn mô hình nên dựa vào vấn đề cần giải quyết và năng lực quản lý, thay vì cảm giác một sơ đồ phức tạp sẽ chuyên nghiệp hơn.
5. Chọn cấu trúc bằng các câu hỏi có thể kiểm tra
- Khác biệt giữa sản phẩm, khu vực hoặc khách hàng lớn đến mức nào?
- Chuyên môn nào cần được dùng chung để giữ chất lượng?
- Quyết định nào đang phải chờ nhiều nhất và vì sao?
- Ai chịu trách nhiệm kết quả khi công việc qua nhiều bộ phận?
- Dữ liệu nào giúp đánh giá hiệu quả của cách tổ chức?
Thử cơ chế phối hợp trước khi đổi toàn bộ sơ đồ
Chọn một luồng việc, làm rõ đầu vào, đầu ra, người quyết và thời hạn phản hồi. Theo dõi chỗ chờ hoặc làm lại. Nếu vấn đề chủ yếu là thông tin, sửa điểm bàn giao có thể đem lại ích lợi trước khi cần tái tổ chức lớn.
Gắn thay đổi với con người và dữ liệu
Khi đổi trách nhiệm, cần thông báo rõ phạm vi, hỗ trợ và cách xử lý việc đang dở. Cùng một mô hình có thể cho kết quả khác vì năng lực đội ngũ và bối cảnh khác nhau. Việc rà soát định kỳ giúp cấu trúc theo kịp hoạt động.
6. Đọc sách và tải phiếu tự học
Đọc miễn phí OpenStax, Principles of Management, mục 4.3 và Organizational Behavior, mục 16.1. PDF đính kèm do SMEMONEY biên soạn giúp so sánh mô hình và vẽ thử một luồng quyết định trước khi đề xuất thay đổi.
Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về kinh doanh, vốn và quản trị? Anh/chị có thể bắt đầu bằng khảo sát doanh nghiệp miễn phí cùng SMEMONEY. Việc hệ thống lại tình hình hiện tại và nhu cầu thực tế sẽ giúp anh/chị chuẩn bị rõ hơn cho bước trao đổi và lựa chọn hướng xử lý phù hợp.