Một xưởng may bỏ 80 triệu đồng mua máy vắt sổ. Máy dùng chưa lâu đã hỏng, báo giá sửa là 30 triệu. Chủ xưởng muốn sửa vì “đã bỏ ra 80 triệu, bán đi tiếc quá”. Nhưng câu hỏi có ích hơn là: kể từ hôm nay, sửa máy hay bán máy rồi thuê ngoài sẽ mang lại kết quả tốt hơn? Đó là cách dùng khái niệm chi phí chìm vào một quyết định có thật trong công việc.
Chủ xưởng đang cân nhắc tiền sửa máy; giá mua cũ và dòng tiền từ quyết định mới cần được tách riêng.
Chi phí chìm là gì?
Chi phí chìm là khoản đã phát sinh mà quyết định hiện tại không thể thay đổi. Tiền mua chiếc máy đã chi; dù sửa, để yên hay bán, giao dịch mua ban đầu không thể làm lại. Chi phí đã chi vẫn cần ghi nhận và rút kinh nghiệm, nhưng không phải lý do tự thân để rót thêm tiền.
Giá mua cũ và giá bán lại là hai chuyện khác nhau
Chiếc máy vẫn có người trả 25 triệu. Khoản 25 triệu là dòng tiền doanh nghiệp có thể thu nếu bán, nên liên quan đến lựa chọn hiện tại. Đừng loại luôn khoản thu hồi này chỉ vì tài sản được mua từ trước. Tương tự, hợp đồng đã ký có thể có phần tiền đặt trước không hoàn lại và phần phí được hoàn khi hủy; phải tách hai phần ra.
Chi phí cơ hội là phần lợi ích mình bỏ qua
Nếu dành máy, mặt bằng và nhân công cho một đơn, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ đơn khác. Giá trị của phương án tốt nhất bị bỏ qua là chi phí cơ hội. Nó không nhất thiết xuất hiện như hóa đơn. Chỉ tính cơ hội có thể thực hiện: nếu tổ may còn rảnh và chưa có đơn thay thế, không nên tự gán doanh thu của một đơn tưởng tượng vào phép tính.
So hai phương án bằng số tiền từ hôm nay
Giả sử xưởng so cùng một giai đoạn sáu tháng, cùng lượng đơn dự kiến, số liệu minh họa chưa tính thuế hay giá trị thời gian của tiền. Các khoản dưới đây đều là dòng tiền tăng thêm so với việc không thực hiện công việc đó.
- Sửa và dùng: chi 30 triệu sửa máy; phần tiền thu ròng từ làm đơn sau chi phí vận hành là 55 triệu; cuối kỳ bán máy được 15 triệu. Kết quả dự kiến: 40 triệu.
- Bán và thuê ngoài: thu 25 triệu khi bán máy; sau khi trả đơn vị gia công và các chi phí liên quan, phần tiền thu ròng từ cùng các đơn là 12 triệu. Kết quả dự kiến: 37 triệu.
Chênh 3 triệu chưa chắc đủ để quyết
Phương án sửa nhỉnh hơn 3 triệu theo giả định. Nếu máy hỏng tiếp hoặc xưởng phải giao chậm, lợi thế có thể biến mất. Ngược lại, thuê ngoài cũng có rủi ro về chất lượng, bảo mật mẫu và năng lực giao đúng hẹn. Hai phương án cần được so cả lịch tiền, khả năng thực hiện và cam kết với khách. Không cộng thêm 80 triệu vào một bên, cũng không trừ 25 triệu hai lần khi đã ghi khoản bán máy ở phương án kia.
Phiếu so sánh ghi tiền sửa, giá bán lại và lợi ích ròng của từng phương án.
Khi nào nên xem lại một khoản đầu tư đang dang dở?
Một thử nghiệm kéo dài mà chưa cho thấy kết quả
Chạy quảng cáo được hai tháng, doanh nghiệp đã chi 20 triệu nhưng chưa xác định nhóm khách phù hợp. Có thể tiếp tục nếu thử nghiệm mới có giả thuyết rõ, chi phí giới hạn và cách đo đơn hàng. Câu “đã chi nhiều rồi nên chạy thêm” không cho biết một đồng chi tiếp sẽ làm sáng tỏ điều gì. Hãy ghi riêng tiền đã chi và tiền còn phải bỏ ra.
Dừng lại cũng có thể phát sinh nghĩa vụ
Không phải cứ bỏ dự án là hết chi. Phí chấm dứt, tiền hoàn khách, chi phí chuyển dữ liệu hoặc bàn giao có thể thay đổi theo quyết định, nên cần đưa vào phép so. Khoản phí phải trả như nhau ở mọi phương án không giúp chọn giữa chúng, nhưng vẫn phải có trong lịch thanh toán.
Một câu hỏi để gỡ cảm giác tiếc tiền
Nếu hôm nay được bàn giao nguyên trạng dự án này và chưa từng phê duyệt chi phí trước đó, mình có chi tiếp theo đề nghị hiện tại không? Ghi lý do bằng thông tin có thể kiểm tra: số đơn đã xác nhận, lịch thu, năng lực máy và chi phí nếu không đạt. Câu hỏi giúp tách việc chịu trách nhiệm cho quyết định cũ khỏi việc quyết định cho kỳ tới.
Phiếu rà soát trước khi chi thêm
Chọn một khoản đầu tư còn dang dở. Viết hai phương án đủ cụ thể, chẳng hạn “sửa trong tuần này” và “bán máy, đặt gia công theo từng đơn”. Đặt cùng kỳ so sánh, ghi khoản thu hồi, tiền chi mới, phần việc bị bỏ qua, người xác minh và ngày xem lại. Phiếu đính kèm có chỗ ghi kịch bản xấu để cuộc họp chốt được điều kiện đi tiếp, thay vì chỉ tranh luận về khoản đã chi.
Đọc miễn phí: OpenStax, Kế toán quản trị: thông tin liên quan đến quyết định. Tải phiếu PDF ở phần Tài liệu đính kèm để thực hành với số liệu của doanh nghiệp.
Đọc tiếp: Ra quyết định quản trị: lý tính giới hạn và cách tránh thiên kiến xác nhận.
Doanh nghiệp đang cần ưu tiên điều gì về vốn, kinh doanh và quản trị? Bắt đầu với khảo sát doanh nghiệp miễn phí của SMEMONEY để hệ thống lại tình hình và xác định việc cần xử lý trước.